8 recomendaciones para el regreso seguro a las oficinas

22 de junio de 2021

Con el avance del programa de vacunación contra COVID-19, muchas personas volverán a sus espacios de trabajo muy pronto. Ante esta situación, implementar protocolos de regreso seguro a las oficinas se vuelve imprescindible.

Con todo, hay negocios que desde hace unos meses ya volvieron o vienen planificando la vuelta a sus instalaciones: para ello, han puesto en práctica diversas medidas de seguridad. En algunos casos, estas incluyen la realización de cambios a los espacios físicos de trabajo con el fin de garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores.

Por supuesto, todas estas modificaciones y adaptaciones deben estar alineadas con los protocolos de las autoridades de salud de cada país.

¿Cómo lograr un regreso seguro a las oficinas?

Lee este post hasta el final y toma nota de nuestros consejos para mantener a tu empresa y tus colaboradores a salvo.

1. Revisión y verificación del buen funcionamiento de las instalaciones

Primero, debes hacer una visita a las instalaciones de tu empresa en compañía de expertos en prevención de riesgos y seguridad para revisar el estado de las oficinas.

Entre otras cosas, se recomienda revisar y hacer los arreglos necesarios tomando en cuenta lo siguiente:

  • Sistemas mecánicos: escaleras, ascensores y puertas.
  • Higiene y salud: control de plagas —roedores o moho, por ejemplo— y revisión de tuberías.
  • Sistemas de ventilación: la ventilación es un elemento clave para evitar la propagación del COVID-19. Si el lugar ha estado cerrado durante mucho tiempo, debes verificar el correcto funcionamiento del aire acondicionado, la calefacción y los ductos de ventilación.
  • Ventilación natural: si la ubicación y la estructura del edificio lo permite, considera alternar la ventilación artificial y la ventilación natural. Para ello, es indispensable revisar que tanto ventanas como puertas se encuentren en buen estado —para abrir y cerrar— y preparar todo para mantenerlas abiertas cuanto sea necesario.

2. Modificación del orden y estructura de áreas comunes

Después de la revisión estructural y funcional de las oficinas, debes identificar aquellos lugares donde los trabajadores tienden a amontonarse o reunirse, ya sea por distracción o trabajo.

Entre estos, se encuentran:

  • Cafeterías;
  • Sala de juntas o conferencias;
  • Comedores;
  • Áreas o salas de espera;
  • Entradas y salidas;
  • Lockers o casilleros.

Posterior a la identificación de estos puntos, diseña un plan para modificar su disposición y reducir el mobiliario de estos. ¿Cómo? Separa sillas, mesas, casilleros y muebles a un metro de distancia el uno del otro. De esta manera, reducirás la cantidad de estos elementos en cada espacio.

También, se pueden colocar separadores transparentes en aquellas áreas donde se reciban visitantes y no sea posible mantener distancia entre visitantes y trabajadores. Esto ayudará a evitar aglomeraciones, a mantener el distanciamiento y, por supuesto, a disminuir el riesgo de contagio.

3. Reforzamiento de las medidas de higiene y desinfección diaria

La limpieza y la desinfección son fundamentales para evitar la propagación del COVID-19. Para reforzar las medidas en este sentido, puedes:

  • Reemplazar artefactos de uso común como jarras, vasos y cafeteras por artículos desechables, así evitarás la circulación de objetos que puedan ser manipulados por más de una persona.
  • Colocar —si es necesario y está dentro de las posibilidades de la empresa— máquinas o sistemas de vapor en las entradas para desinfectar.
  • Aumentar la frecuencia diaria de limpieza de pisos y superficies.
  • Utilizar carteleras y medios de comunicación de la empresa para recordar a todo el personal la importancia de mantener las medidas de higiene, como el lavado de manos constante y el uso obligatorio del cubrebocas.

4. Implementación del trabajo híbrido

Al principio y quizás durante un tiempo, no será necesario que todos los trabajadores asistan todos los días de la semana a la empresa. Lo más recomendable es un regreso escalonado y por grupos. De esta manera, podrás reducir la cantidad de personas dentro del lugar de trabajo.

Esta modalidad de organización del trabajo es conocida como trabajo híbrido y está siendo muy empleada en varias empresas del mundo.

El trabajo híbrido consiste básicamente en la distribución del trabajo por turnos y grupos; se puede establecer un sistema de trabajo por turnos y días de trabajo, por ejemplo:

  • Grupo A asiste lunes, miércoles y viernes.
  • Grupo B asiste martes, jueves y sábados.

5. Optimización de la ventilación de espacios

Si bien lo mencionamos en el primer consejo, reiteramos la importancia de la ventilación de espacios y su optimización. En este aspecto, las recomendaciones son:

  • Establecer el equilibrio necesario entre el uso del sistema de aire acondicionado y la ventilación natural.
  • Contratar un especialista, si es posible.
  • Consultar sobre la instalación de filtros de aire HEPA, es decir, high efficiency particle arresting o recogedor de partículas de alta eficiencia.
  • Aumentar la cantidad del aire exterior.

En efecto, está comprobado que las gotículas o aerosoles que propagan la enfermedad pueden alejarse de los espacios siempre que haya una buena ventilación.

6. Preparación psicológica para el regreso seguro a las oficinas

Así como hay personas que están felices con el home office, hay otras que también lo están al saber que existe la posibilidad de retomar sus rutinas de trabajo, salir de casa y estar activas con la seguridad de que no se contagiarán si toman las medidas necesarias. Ahora bien, hay otro grupo que sufre miedo, estrés y ansiedad ante la idea de volver.

Como empleador, puedes comenzar a generar un ambiente de confianza y enviar material de apoyo a los miembros de tu empresa.

Por ejemplo, puedes elaborar hojas informativas que contengan los siguientes consejos:

  • Evita los pensamientos negativos: no des por sentado que es un hecho negativo volver al trabajo y que te vas a contagiar.
  • Organízate y comienza poco a poco a reestructurar tus horarios y actividades antes de regresar a la oficina, ya que de esta manera el cambio no será tan difícil.
  • Infórmate sobre las medidas de higiene y seguridad que deberás asumir desde tu “primer” día de trabajo para asimilar la realidad laboral con calma y sin exceso de información. Con el paso de los días, vas a acostumbrarte por completo al nuevo esquema de funcionamiento y comportamiento en la empresa.
  • Recuerda y piensa en las cosas que te generan alegría en tu trabajo, como tus amigos y compañeros que no ves en persona hace mucho: pensar en reencuentros con la gente que estimas te hará sentir tranquilidad y confianza.
  • Si estos consejos no mejoran tu ansiedad y al salir de casa sientes temblores, hiperventilación, miedo y necesitas con urgencia volver a casa, informa a tu equipo de trabajo y consulta con un especialista antes de volver a la oficina.
  • Si experimentas falta de concentración y energía, es normal: esto puede ser un síndrome postvacacional por haber pasado tanto tiempo sin ir al lugar de trabajo.

7. Atención a las medidas de seguridad en los traslados

Este es otro aspecto clave para hacer realidad el regreso seguro a las oficinas.

La colaboración de tus empleados es clave y debes recordarles poner atención a las medidas de seguridad que deben seguir durante sus traslados, hacia y desde el trabajo, especialmente si hacen uso del transporte público para ello.

Algunos de los consejos que deben seguir son:

  • Desinfectar sus manos al bajar del vehículo y lavarlas en el lugar de trabajo.
  • No subir a un bus o vagón de metro si la capacidad de pasajeros excede lo normal y no permite guardar una distancia prudente.

Tampoco subir a ningún transporte público que no disponga de ventilación adecuada.

8. Medidas de seguridad individuales

En sintonía con el punto anterior, es necesario resaltar la importancia de las medidas de seguridad a nivel individual.

Entre otras cosas, debes pedir que tus trabajadores respeten las siguientes normas:

  • Usar cubrebocas en todo momento.
  • Tener un kit de higiene que tenga jabón y alcohol para su uso personal.
  • Mantener la distancia con clientes y compañeros de trabajo.
  • No compartir sus herramientas de trabajo, como computadoras, bolígrafos, teclados o teléfonos con nadie.
  • Desinfectar y limpiar —con una solución que contenga alcohol— diariamente al llegar a su área de trabajo superficies como las manillas de las puertas de su oficina, interruptores de encendido y apagado de luz, escritorio, teclado y monitor de la computadora y otros artículos que se manipulen constantemente.
  • Tener sus propios utensilios para merendar o tomar café, como tasas, vasos, cucharas y otros; y encargarse de lavarlos por su cuenta.
  • Respetar y seguir todas las medidas, normas y protocolos que se han implementado en la oficina para mantener la armonía y la tranquilidad.
  • Lavarse las manos constantemente.
  • Si tiene ventanas en su oficina, ventilar su espacio con aire natural por lo menos 2 veces al día.

¡Hemos llegado al final! Ahora, tienes en tus manos 8 consejos valiosos para el regreso seguro a las oficinas. ¡Aprovéchalos e incorpóralos como parte de tu estrategia de negocios!

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