Digitalización: el camino hacia la innovación

19 de agosto de 2021

La digitalización es el método a través del cual los documentos y procesos —antes análogos— se trasladan al mundo digital. Lógicamente, este proceso afecta la producción, el consumo así como la propia estructura y gestión de un negocio, con el objetivo de implementar recursos y herramientas tecnológicas para optimizar los flujos de trabajo.

A mediados de la década de los 90, se hizo popular el concepto de "economía digital" para referirse a la forma en la que las nuevas tecnologías revolucionarían los negocios. Más de dos décadas después, la tecnología digital es una realidad que forma parte de nuestras vidas, incluso en las tareas más simples.

Si bien ya se hablaba de la importancia de la digitalización desde hace más de 20 años, a raíz de la pandemia de COVID-19, se convirtió con urgencia en una necesidad de primera mano.

En este sentido, aquellos negocios que tenían presencia online y disponían de herramientas digitales implementadas, como tienda en línea, promoción de servicios y atención al cliente obtuvieron grandes beneficios de adaptarse ante esta crisis sanitaria. De acuerdo con la Asociación Mexicana de Venta Online (AMVO), el e-commerce reportó un crecimiento del 81 % en México durante 2020.

Ahora bien, a pesar de que el e-commerce parece ser el concepto más relacionado con la digitalización de una empresa, es solo la punta del iceberg de un proceso que se ha extendido a todas las capas de la economía, los negocios y la sociedad.

En efecto, la tecnología digital está presente día a día y se manifiesta en diferentes aspectos, algunos ejemplos son el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea, la página web de una empresa, el uso de computadoras y tecnologías de la información, entre otros.

Ahora, ¿quieres saber cómo puedes comenzar a implementar la digitalización en tu empresa? ¡Continúa leyendo este artículo!

¿Qué es la digitalización empresarial?

Este concepto se asocia con la transformación digital de los negocios, que consiste en la implementación de tecnología, herramientas y recursos digitales que favorecen la automatización, innovación y gestión del trabajo.

Es decir, la digitalización hace referencia al uso de la tecnología como herramienta de interacción con el objetivo de mejorar procesos, trabajando de manera digital.

¿Cuál es el contexto global de la digitalización?

De acuerdo con el SoftServe Digital Transformation Report 2017, en promedio, el porcentaje de instituciones que han desarrollado procesos de transformación digital va del 10 % al 33 %.

Ciertamente, no existe ninguna organización que no pueda digitalizarse. Claro que habrá algunos sectores para los que sea más sencillo hacerlo, pero todos pueden implementarlo en diferentes áreas, como la administración, la gestión de proyectos, la comunicación, los flujos de trabajo y más.

Algunos de los datos relevantes en este aspecto son los siguientes:

  • El sector retail, transportes y distribución está a la cabeza de la digitalización con un 38 % de empresas que han adaptado sus procesos a esta transformación.
  • Por otro lado, el sector industrial ocupa el último lugar a nivel mundial con solo un 18 % de empresas digitalizadas.
  • De las empresas relacionadas con comunicación y tecnologías, el 30 % se ha unido a la transformación digital.

Según un estudio global de Lenovo, el 63 % de los trabajadores en el mundo se sienten más productivos en el formato home office que asistiendo a la oficina como se hacía previo al confinamiento.

Asimismo, otro estudio realizado por la empresa PGi concluyó que:

  • El 82 % de los trabajadores que realizaban sus actividades desde casa experimentaron menores niveles de estrés.
  • El 80 % mejoró su ética en el trabajo.
  • El 70 % reportó un incremento en la productividad.

De este modo, parece que el teletrabajo llegó para quedarse. Lo anterior, es solo una prueba de que la digitalización impulsa nuevas formas de empleo y crea nuevas oportunidades laborales. En un trabajo, las habilidades digitales son esenciales y, además, las vacantes que las demandan suelen ser mejor pagadas.

Beneficios de la digitalización para las empresas

Todas las empresas son candidatas para la digitalización, ya que todas tienen objetivos que cumplir, proyectos que realizar, facturas que pagar y metas económicas que alcanzar. Afortunadamente, hoy todos estos procesos se pueden lograr de una manera más ordenada, clara y rápida de forma digital.

A continuación, algunas ventajas de que las empresas adopten procesos de digitalización:

Mejor experiencia del cliente

Existen cientos de opciones en internet para satisfacer las necesidades de los clientes: debes tener en cuenta que ellos siempre elegirán la alternativa que les ofrezca una mejor experiencia de compra.

La digitalización no solo te permite estar disponible para el cliente las 24 horas del día y los 365 días del año, sino también tener una comunicación mucho más personalizada y directa con ellos.

Reconocimiento de marca y reputación online

La digitalización de tu empresa mejora su imagen y reputación online. Es mucho más probable que cualquier persona se interese en una empresa que cuenta con página web y redes sociales que en una que no tiene rastro en internet, ya que esto genera mayor confianza para adquirir un producto o servicio.

En este punto, no hablamos solo de clientes potenciales, sino también de talento que podría trabajar en tu empresa.

Mayor productividad

Otra ventaja de esta transformación digital es la optimización de los procesos laborales. En efecto, la digitalización permite detectar problemas, tomar decisiones e implementar soluciones mucho más rápido.

Todo esto junto con una mejor atención al cliente incrementa la productividad de la empresa, lo cual simultáneamente se traduce en un aumento en la producción y, por lo tanto, en un incremento en los ingresos.

Mayor volumen del negocio

La digitalización aumentará tu alcance de clientes y de profesionales talentosos, mejorará la experiencia que tu empresa ofrece a los usuarios, lo cual atraerá cada vez más clientes potenciales.

Adaptación a los cambios del mercado

Independientemente del sector empresarial del que formes parte, el mercado exige cambios constantes: las tecnologías permiten que te adaptes de manera más rápida a estos cambios y, de este modo, que tus clientes permanezcan fieles a tu negocio.

Información bajo control

¡La información vale oro! Especialmente, si se trata de datos sobre el comportamiento y los hábitos de consumo de tus clientes.

La transformación digital te permite —por medio de algoritmos— conocer hacia dónde se dirigen las tendencias de consumo de tus clientes potenciales para que así puedas llegar al público correcto más rápido.

Agilización de trámites

Teniendo la información automatizada, cualquier trámite es más rápido e incluso instantáneo. Por ejemplo, puedes generar una factura en solo minutos o firmar digitalmente todos los documentos de contratos y acuerdos de tu empresa.

Esto te ayuda a agilizar tus flujos de trabajo y mejorar la experiencia de tus clientes externos e internos.

Optimización de la comunicación

Tu equipo se mantendrá conectado como si estuviera frente a frente. Mediante la digitalización podrás generar canales de comunicación efectivos que optimicen el trabajo en equipo, haciendo que las tareas puedan ser concluidas en menor tiempo y con menos errores.

Nuevas oportunidades de negocio

La digitalización y la innovación van de la mano. La tecnología proporciona nuevas habilidades y procesos de negocio que favorecen la creación de ideas.

Después de leer sus beneficios, puedes ver que la digitalización no es solo una opción, sino una necesidad para lograr un negocio exitoso. Te ayudará a destacar por sobre la competencia y a ser un referente para tus clientes, así como para tener empleados altamente capacitados.

Conviene recordar que este proceso siempre busca poner al cliente en el centro.

En este sentido, el nuevo consumidor pospandemia se caracteriza por haber cambiado la forma en que busca, compra y consume los productos y servicios. En virtud de ello, la clave está en mejorar sus experiencias de usuario de una forma única y eficaz respecto de tu competencia.

Sin duda, los nuevos modelos de negocio son oportunidades que surgen gracias a la aparición de nuevas tecnologías que se van adaptando a la empresa y a los consumidores.

¿Qué necesito para emprender la transformación digital?

La digitalización no está destinada solo a las grandes empresas. De hecho, podría resultar más sencillo comenzar a digitalizar una empresa pequeña que una de mayor tamaño.

Para empezar a transformar digitalmente tu organización, es necesario que tengas en cuenta los siguientes aspectos:

  • Procesos: organiza en una línea temporal los avances que vas a hacer en la empresa de forma realista; recuerda que al poner fecha a una idea, será más fácil cumplirla en el plazo esperado.
  • Formación: la clave del éxito es que no necesites de nadie para concluir tu parte del trabajo, razón por la cual es muy importante mantener a tu equipo capacitado para que pueda realizar sus actividades laborales de la mejor manera y sin retrasar el trabajo de otros miembros del mismo.
  • Ayuda: es muy importante que cuentes con el apoyo de profesionales de la digitalización para que te ayuden con la implementación de los nuevos procesos.
  • Herramientas: elige las herramientas adecuadas para optimizar los procesos. Sobre esto, hablaremos de inmediato.

4 pasos para comenzar la digitalización de tu negocio

La digitalización no consiste solo en añadir tecnologías a tu empresa, supone un cambio global y de mentalidad que afectará la manera en que se trabaja y se relacionan las personas y los procesos. Es una evolución lógica, en la que la empresa se adapta desde el núcleo a las nuevas tendencias de trabajo y consumo.

Además, no se trata de reemplazar a las personas por máquinas, sino de adaptar las tecnologías que están a nuestro alcance para ayudar a los colaboradores a realizar tareas más eficientes y eficaces para reducir costos y aumentar ventas.

Luego de tener claro lo que requieres para empezar la digitalización de tu negocio, sugerimos que sigas los siguientes pasos:

1. Análisis de la situación

Antes de cualquier acción estratégica sobre tu negocio, es importante que realices un estudio sobre la situación actual para:

  • Determinar los recursos disponibles que vas a dedicar a la digitalización, especialmente en términos de tiempo y dinero.
  • Examinar a tu cliente ideal: ¿En qué plataformas interactúa más? ¿Cuáles son sus comportamientos en la red?
  • Establecer los objetivos que deseas alcanzar.

2. Definición de las áreas más importantes a digitalizar

En esta etapa, debes tener en mente los objetivos que estableciste en el punto anterior para tener prioridades a la hora de empezar la digitalización, siempre recordando que la meta principal es optimizar tiempos y recursos.

Algunas de las áreas por las que puedes comenzar son:

  • Reuniones
  • Comunicación
  • Gestión de equipo
  • Captación de clientes
  • Publicidad
  • Compras
  • Gestión del conocimiento
  • Creación de una base de datos
  • Facturación
  • Cierre de ventas

Conviene destacar que durante el confinamiento debido a la pandemia, se ha dado mayor importancia a dos aspectos de esta lista: la gestión de equipo y la captación de clientes, ya que representan las necesidades más urgentes e importantes por resolver. Por consiguiente, debes considerarlas como primordiales en este proceso.

3. Gestión de equipo

Lo ideal es informar al equipo con anticipación, repasar los objetivos de la empresa, delimitar las tareas y responsabilidades de cada puesto y establecer los horarios de trabajo.

Una vez definido lo anterior, se necesitan de dos herramientas principales para gestionar al equipo en remoto:

Herramienta para tareas

Para la asignación de tareas, traspaso de archivos y seguimiento de proyectos.

Actualmente, existen muchas páginas y aplicaciones —algunas gratuitas—. Lo recomendable es que pruebes con varias hasta encontrar la que se adapte mejor a los objetivos de tu empresa y sea más funcional para tu equipo de trabajo.

Herramienta para reuniones virtuales

Es importante mantener una buena comunicación con todos los miembros de la empresa.

En ocasiones, un mensaje no es suficiente: por este motivo, sugerimos contar con herramientas para realizar videollamadas y reuniones virtuales.

4. Captación de clientes online

El principal reto de la digitalización es la captación de clientes; para lograrla, es indispensable que tu empresa tome en cuenta los siguientes aspectos:

Creación de una página web

Si deseas que la página web sea una herramienta para captar leads o clientes potenciales, es fundamental que tenga un aspecto profesional con información actualizada y clara, la cual además debe considerar la experiencia de usuario y las herramientas para posicionarse en la red como la optimización en motores de búsqueda.

Embudo de ventas

Es indispensable que cuentes con estrategias de comunicación adecuadas para cada etapa del embudo de ventas, ya que así lograrás que una visita se convierta en lead y un lead en cliente.

Redes sociales

En el primer paso, te contamos que para comenzar con la digitalización, es importante que estudies a tu cliente ideal para saber cuáles son las redes sociales en las que más interactúa, el contenido que consume y de qué manera llamar su atención.

Estos son algunos pasos básicos para comenzar la digitalización de tu negocio, proceso que tomará mucho tiempo, trabajo y planificación que, sin duda, traerá consigo muchos beneficios.

¿Aún no te convences de que la digitalización sea la mejor opción para tu empresa? ¡No te preocupes! De inmediato, te presentamos algunas herramientas para llevarla a cabo.

Herramientas para la digitalización empresarial

Para decidir qué herramientas utilizar para digitalizar tu negocio, analiza los procesos que deseas digitalizar y escoge la herramienta que mejor te funcione.

A continuación, te contamos más sobre las soluciones que debes emplear para una correcta digitalización de tu compañía según distintas áreas y objetivos:

Comunicación interna

Lo más importante para que tu equipo funcione es la comunicación.

En efecto, necesitas estar en contacto con tus colaboradores de forma individual y grupal en un medio profesional. Para encontrar una herramienta de comunicación profesional, debes considerar los siguientes aspectos:

  • Velocidad: los mensajes deben ser entregados de manera instantánea.
  • Generación de conversaciones: los correos electrónicos son un buen medio para comunicarte con tus clientes, pero no con tu equipo de trabajo. En este sentido, necesitas un canal de comunicación que te permita generar conversaciones, por ejemplo, un chat.
  • Uso exclusivamente laboral: es importante que el medio que elijas no sea el mismo que tu equipo utiliza para su vida personal.

Planificación de objetivos

El plan para alcanzar objetivos es el núcleo de tu negocio. La herramienta que elijas para la planificación debe permitirte plasmarlos de manera clara y compartirlos con el equipo.

Para ello, busca una plataforma que cumpla con las siguientes características:

  • Personalizable: necesitas plasmar los objetivos que deseas cumplir a corto, mediano y largo plazo y actualizarlos conforme se vayan cumpliendo.
  • Colaborativa: todos los miembros del equipo deben estar informados y actualizados sobre los objetivos alcanzados y los que aún están por cumplirse para estar al corriente de su evolución.
  • Sencilla: la solución debe ser intuitiva y fácil de manipular para todos los usuarios.

Coordinación y automatización de flujos de trabajo online

En este punto, es clave puedas adaptar la herramienta que escojas a las necesidades de tu negocio, es decir, si se agrega o elimina algún departamento, debe hacerse de forma sencilla.

Delegación de tareas

No tener un control claro de las tareas puede causar sensación de descontrol.

Por ende, para que el equipo trabaje de manera correcta, todos deben conocer lo que deben hacer y cuál es la fecha límite para concluirlo; considera que la herramienta que elijas cumpla con las siguientes características:

  • Individual: todos los miembros deben tener acceso único e intransferible a la plataforma.
  • Interactiva: debe ser modificable para que el usuario pueda reflejar sus avances.
  • Cómoda: para que el trabajador la pueda utilizar durante la jornada laboral sin que le quite demasiado tiempo modificarla.
  • Personalizable: debe ser flexible para que cada usuario pueda plasmar su forma de trabajo.
  • Atractiva: es importante que la interfaz sea amigable, sencilla a nivel visual y que fomente la interacción con los managers.

La digitalización en el entorno empresarial actual

La tecnología avanza a pasos agigantados y con ella todos los ámbitos de la vida humana.

La revolución tecnológica se refleja en nuestra cotidianidad a tal punto que no pasa ni un día en que no tengamos contacto con algún dispositivo tecnológico. Esto también permite que si tienes un negocio digitalizado, puedas llegar de manera más rápida a tus clientes.

Si quieres que tu negocio sobreviva a la actualidad, debes pensar en la digitalización y comenzar a ponerla en práctica ya mismo, partiendo de las tareas más simples a las más complejas.

El impacto que este proceso trae consigo está lleno de beneficios para tu organización, pues mejora el desempeño interno y la relación con los clientes: es clave estar en constante actualización para ir a la par con los grandes cambios del mundo.

Esta solución ya no es una opción, sino una obligación de las empresas que buscan ser competitivas y ofrecer a sus trabajadores y a sus clientes las mejores ofertas.

Ahora que conoces lo que necesitas para la digitalización de tu empresa, las herramientas y los pasos que debes considerar para implementarla, además de sus beneficios y el panorama actual, estás listo para comenzar la transformación y, así, competir con las empresas más fuertes de tu industria,

Planea tu transformación digital y utiliza todas las herramientas que tengas a tu alcance para realizarla de manera exitosa. Para lograrlo, te invitamos a conococer nuestras soluciones y servicios de nube como omnicanalidad y espacios de trabajo híbrido. ¡Avanza hacia la digitalización!

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