Gobernanza de datos: ¿Qué es y por qué tu empresa debería implementarla?

5 de noviembre de 2021

La gobernanza de datos —a veces confundida con la gestión de datos— ha surgido como una alternativa estratégica para que las organizaciones de todos los sectores y tamaños puedan gestionar efectivamente la información que tienen sobre sus datos.

En los tiempos que vivimos, donde los datos han adquirido una importancia especial sobre cualquier otro tipo de recurso, la gobernanza de datos trata de responder las interrogantes sobre el conocimiento que se tiene de estos, por ejemplo: de dónde provienen o si están alineados con los objetivos de la empresa, entre otros.

En este sentido, esta herramienta es un recurso valioso para inyectar a una organización un enfoque holístico con el fin de gestionar, mejorar y usar la información generada para conseguir sus metas, permitir una cadena confiable de toma de decisiones y optimizar las operaciones empresariales del día a día.

Teniendo en cuenta lo dicho hasta ahora, la transformación digital —y la tecnología en general— que ayuda a organizar los datos de la empresa se ha convertido en un recurso cada vez más relevante para los gerentes.

Ahora bien, ¿qué significa este concepto? ¿Por qué es importante para las empresas de la actualidad? ¿Cuáles son sus beneficios y principios? ¿En qué se diferencia con la gestión de datos? Todas estas preguntas las responderemos de inmediato a lo largo de este artículo.

¡Lee con atención hasta el final!

¿Qué es la gobernanza de datos?

La gobernanza de datos —data governance—es una herramienta estratégica basada en la disponibilidad, integridad, usabilidad y seguridad de los datos usados dentro de una empresa.

En otras palabras, la gobernanza de datos trata del ejercicio de toma de decisiones y de autoridad dentro de una organización para las actividades relacionadas con el tratamiento y uso de la información que esta posee y genera.

Es importante aclarar que este concepto concierne a cualquier individuo, grupo, organización o institución que tenga interés en cómo se crean, recogen, procesan, manejan, guardan y se usan los datos. Por ello, esta área está generalmente diseñada para ser llevada por el equipo de tecnologías de la información (TI) o de gestión de datos.

Ahora bien, en algunas oportunidades, las actividades generadas de la planificación estratégica de esta tarea desencadenan la toma de decisiones que deben ser basadas en otros grupos de interés y de acuerdo a procesos ya predefinidos. Por esta razón, la gobernanza de datos también puede ser llevada y gestionada mediante recursos centralizados.

La definición de esta herramienta cuenta con ambigüedades que deben ser aclaradas para presentar el contexto entero de toda la gestión.

A continuación, presentamos los 5 temas diferentes donde la gobernanza de datos puede aplicarse:

Organismos

La data governance puede hacer referencia a los organismos a través de los cuales se genera la información y, por esta razón, la gestión estratégica se aplica para enfrentar las actividades multifuncionales que tienen relación con los datos.

En este sentido, cuando se habla de gobernanza de datos, se puede apuntar directamente a la manera en como una organización crea, recoge y administra la información.

Políticas

Por otro lado, las políticas o reglas que tiene una empresa de igual forma pueden ser tratadas desde la perspectiva de la gobernanza de datos: es habitual encontrar conceptos de esta área relacionados íntimamente a las directrices establecidas por los gerentes y directivos con el objetivo de controlar la información.

Decisiones

Asimismo, se puede interpretar como la manera que definirá las próximas acciones de la empresa.

En otras palabras, es la forma en que “decidimos cómo decidir”: la gobernanza de datos también es el proceso de lineamientos para tomar decisiones.

Responsabilidad

Las organizaciones tienen un cúmulo de responsabilidades que cumplir.

Cuando se trata de la gobernanza de datos, este concepto igualmente puede ser visto como aquellas obligaciones que las empresas deben cumplir para un correcto tratamiento de la información que poseen.

Métodos de ejecución

Por último, puede hacer alusión a los métodos de ejecución para individuos y sistemas de información que realizan operaciones vinculadas a la información.

Viéndolo desde una perspectiva general, si bien la gobernanza de datos puede referirse claramente a varios conceptos, el tratamiento de los datos es el denominador común entre todos.

Objetivos de la gobernanza de datos

El gobierno de datos actúa como un sistema para la toma de decisiones mediante un modelo que describe detalladamente el momento, el método, la circunstancia y el tipo de información que se usa para cumplir con lo siguiente:

Mejorar la toma de decisiones

Con todo lo establecido en las líneas anteriores, queda claro que la gobernanza de datos es una herramienta ideal para tomar decisiones con base en los datos que se generan en una compañía.

Proteger la información de los socios

Del mismo modo, mediante la aplicación de este método se pueden establecer los mecanismos para utilizar la información de socios, miembros o inversionistas de manera diligente para garantizar su integridad en todo momento.

Eficientar los procesos

Gracias a patrones y actividades repetitivas y automatizadas, la gobernanza de datos tiene como objetivo proporcionar procesos y flujos de trabajo más ágiles, eficientes y productivos para una organización.

Reducir costos

La coordinación de las actividades rutinarias de una empresa y la optimización de las etapas que componen su proceso productivo permiten a las organizaciones eliminar actividades que retrasen u obstaculicen la eficiencia y, del mismo modo, encontrar nuevas alternativas para reducir el gasto y aprovechar los recursos.

Importancia de la gobernanza de datos

La gobernanza de datos, mucho más que un lujo o un proceso exclusivo para grandes corporaciones, es una herramienta que implica abordar la gestión de datos como un activo de gran valor a nivel estructural, estratégico y operativo para así generar suficiente relevancia en su giro y transformarlo en capital para su organización.

Cada vez, más empresas dedican sus recursos a la gestión y el desarrollo de la información como si de un activo se tratase: una administración adecuada de los datos que se generan en una organización, además de las actividades de diseño, control y acompañamiento que la componen, puede proporcionar una ventaja competitiva frente a los mercados.

Por otro lado, los objetivos antes descritos en este artículo evidencian la capacidad que tiene este recurso al aportar eficiencia y seguridad al tratamiento de los datos para que cumplan con las demandas establecidas por la directiva de una empresa. Al mismo tiempo, esto permite conseguir una reducción en los costos de la organización y su protección, un aspecto importante para lo referente al cumplimiento de sus políticas y la preservación de la privacidad.

¿Por qué una organización necesita la gobernanza de datos?

En vista de todo lo planteado hasta ahora, quedan por definir las razones por las cuales una empresa necesita la gobernanza de datos.

En este sentido, los datos deben ser vistos como un activo importante para la organización, pues sin políticas, normas, calidad y gestión para la información, es casi imposible que una organización prospere.

A continuación, abordaremos los aspectos inherentes a la gobernanza de datos que demuestran la necesidad de esta herramienta para una organización de cualquier tipo o tamaño:

1. Apoyar la business intelligence y el data warehousing

Las empresas que han adoptado de manera progresiva la transformación digital, probablemente, ya se han planteado o han incorporado la inteligencia empresarial —business intelligence— y el almacenamiento de datos —data warehousing— dentro de sus operaciones con el fin de obtener información clave sobre sus procesos para optimizarlas al máximo.

Hablemos un poco de ambas y qué relación guardan con la gobernanza de datos.

Business intelligence (BI)

La business intelligence es una herramienta digital que ayuda a las organizaciones a monitorear, analizar y activar nuevos métodos de trabajo con el objetivo de hacer más eficientes sus operaciones.

La gobernanza de datos permite que la información relevante generada a través de soluciones de BI sea recogida, ordenada y distribuida para transparentar sus operaciones y proteger los elementos sensibles y las credenciales de los miembros de la empresa.

Data warehousing

El almacenamiento de datos son aquellas actividades que permiten integrar y depurar la información en la base de datos de las empresas para su posterior procesamiento.

De esta manera, la gobernanza de datos permite establecer nuevas reglas y protocolos para analizar todos los archivos de información que se generan desde diferentes puntos y brindar la posibilidad de estructurarlos adecuadamente para su consulta y tratamiento.

2. Eficientar el MDM

La gestión de datos maestros o —master data management— es una denominación reciente para conseguir y distribuir los datos a través de diferentes plataformas, de manera unificada, que incluyan todos los elementos relevantes de las rutinas de una organización.

La gobernanza de datos permite establecer un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para los procesos ejecutados a través del MDM con el objetivo de supervisarla y controlarla.

3. Migrar datos heredados

En ocasiones, las empresas absorben e incorporan nuevos datos día a día. La gobernanza de datos cobra importancia al permitir gestionar efectivamente los procesos de manejo y distribución. Así, ayuda a determinar los protocolos y políticas que reinarán sobre esa nueva información proveniente de otros proveedores, socios u organizaciones.

4. Cumplir con las disposiciones legales

El cumplimiento o compliance cobra mayor relevancia cada vez. Por este motivo, la gobernanza de datos surge como una opción imprescindible para garantizar los mecanismos internos y externos sobre el tratamiento de la información de manera que se pueda asegurar el cumplimiento total y absoluto de las leyes y las normativas legislativas al respecto de los datos digitales.

5. Facilitar las adquisiciones y fusiones

Por otro lado, en vista de la popularización de las sociedades y fusiones que se dan entre organizaciones, la gobernanza de datos permite controlar la información de las partes involucradas y definir los procedimientos a través de los cuales será recolectada, ordenada y distribuida dicha información.

6. Agilizar el acceso a los datos

Gracias a la gobernanza de datos, una empresa puede conseguir una mayor accesibilidad de los datos para que sean herramientas oportunas y confiables dentro de las políticas establecidas y de significado general, es decir, especialmente útiles para la toma de decisiones.

7. Convertir los datos en un activo

La buena gestión y el desarrollo de los datos convierten este recurso en un activo importante para las empresas apoyados por la gobernanza de datos para satisfacer a los usuarios internos y, por supuesto, a los clientes.

8. Garantizar la integridad

Una gobernanza de datos evita y previene las incongruencias entre las diferentes plataformas, aplicaciones y sistemas al añadir la particularidad que asegura la preservación de la información durante las operaciones rutinarias de la empresa, las evaluaciones internas y el ofrecimiento de servicios al mercado.

9. Responder a las exigencias del mercado

Por último, establecer un marco para el gobierno de datos ayuda a obtener disponibilidad, flexibilidad, consistencia, integridad y garantía de preservación de datos, algunos de los elementos fundamentales para apoyar los procesos de business intelligence que necesitan de actividades ágiles y acceso en tiempo real a los datos.

Todas estas razones —y muchas más que extenderían infinitamente este artículo— evidencian la relevancia que tiene la gobernanza de datos para controlar las operaciones que involucran el uso responsable de la información y la oportunidad de generar nuevos protocolos de uso de los datos con el objetivo de elevar la eficiencia y ahorrar capital para las organizaciones.

Ahora bien, como anunciamos al principio del contenido, la gobernanza de datos es habitualmente confundida con la gestión de datos: si bien ambos procesos pueden ser parte de las etapas de administración y control de una empresa, no son sinónimos y a continuación detallaremos esas diferencias.

Gobernanza de datos y gestión de datos

Es importante aclarar que la gobernanza de datos es un proceso dentro de la gestión de datos que, sin lugar a dudas, es muy relevante.

Dentro de la disciplina general de la administración de la información en una empresa, la gobernanza de datos se ocupa de establecer los procesos, protocolos y mecanismos para asegurar el cumplimiento, las responsabilidades y la propiedad de los datos que se obtienen.

Por otra parte, la gestión de datos se encarga de definir los procesos aplicados para planificar, detallar, habilitar, generar, adquirir, mantener, usar, ordenar, recuperar, administrar y depurar los datos dentro de las operaciones rutinarias de una compañía.

Entonces, podemos definir la diferencia entre ambas considerando que la gobernanza de datos es una función que apoya, precisamente, las tareas dentro de la estrategia global de la gestión de datos. En otras palabras:

  • La gobernanza de datos aporta un enfoque holístico para la recopilación, administración, seguridad y almacenamiento de la información.
  • La gestión de datos usa este recurso como especie de eje en donde giran las otras áreas de conocimiento de datos.

Principios de la gobernanza de datos

Tomando como referencia a la Data Governance Institute, existen 8 principios fundamentales de la gobernanza de datos que garantizan el éxito de un programa de este estilo.

  1. Todos los miembros de la gobernanza de datos deben preservar la integridad de sus relaciones con los demás; se debe respetar la comunicación al momento de debatir las limitaciones, alternativas, oportunidades y decisiones realizadas con la información.
  2. Cada proceso ejecutado bajo este marco requiere transparencia, por lo que debe estar muy detallado y claro para cada miembro o participante de la gobernanza sepa cómo y cuándo se incorporaron los procesos de toma de decisiones y la gestión.
  3. Las decisiones, etapas y controles apoyados en los datos y bajo la estructura de la gobernanza de datos deben ser totalmente auditables; la documentación que corresponde a los requisitos de la auditoría y al cumplimiento tiene que estar presente.
  4. Se debe definir quién es el responsable de la toma de decisiones, los procesos y la gestión de todas las funciones relacionadas con la información.
  5. Se tiene que detallar quién es el encargado de la administración, tanto de cada miembro individual como de los grupos.
  6. La gobernanza de datos debe definir las responsabilidades para introducir las comprobaciones y la equidad entre los equipos de trabajo que están involucrados en el manejo de los datos.
  7. Se debe introducir y apoyar la estandarización de la información.
  8. Se debe apoyar las actividades proactivas y reactivas de la administración de datos con vista a la estructura y utilización de los datos maestros y los metadatos.

Mediante el cumplimiento de estos principios, se podrá garantizar la utilidad y el aprovechamiento de este recurso para gestionar y controlar los datos de la empresa correctamente

Para culminar este contenido, no nos queda más que explicar —de manera resumida y precisa— el paso a paso para implementar la gobernanza de datos.

Implementación de la gobernanza de datos

Un programa de gobernanza de datos sólidos debe incluir un consejo, un grupo definido de procedimientos y una estrategia definida; todo esto conectado todo el día es algo complejo de realizar. Sin embargo, si sigues estas etapas es mucho más probable alcanzarlo:

1. Definir los miembros de la información

Lo primero debe ser determinar claramente quién será el encargado o responsable de las diferentes etapas del manejo de datos: esa persona —también llamada “gobernador”— está capacitada para crear un consejo o grupo de miembros para definir las reglas, normas o políticas e informar los avances.

2. Contextualizar la actualidad

El siguiente paso es establecer la realidad de la empresa con el fin de poner un punto de partida para contrastar los cambios o avances.

Una metodología de evaluación es fundamental para transparentar los criterios de análisis de la actualidad de la organización.

3. Crear una estrategia

Tras el estudio de la gobernanza de datos, el consejo creado debe definir una estrategia que le impulse a cumplir los objetivos. Asimismo, una planificación para el seguimiento de los resultados.

De esta manera, se debe dar prioridad a ciertas áreas de la productividad —como marketing o ventas— para transformarlas en departamentos más fáciles de analizar.

4. Optimizar el uso de la información

Hallar los datos es tan importante como saber cómo usarlos: por esta razón, debes asegurarte de la disponibilidad de los mismos, las vías de adquisición, los formatos y si vienen en secuencia o por bloques.

Igualmente, es clave calcular el valor de los datos, ya que no se puede proteger y optimizar algo cuya importancia no se conoce.

5. Medir los riesgos y los resultados

Por último, es esencial —y quizá la etapa más importante de toda la gobernanza de datos— el seguimiento de los resultados del proyecto, ya que es prácticamente imposible determinar si se han alcanzado las metas y objetivos o hallar los puntos de mejora sin este.

Las organizaciones cambian constantemente y, por lo tanto, los datos que generan también mutan: este punto es determinante a la hora de considerar las condiciones en las que la información se presenta.

Del mismo modo, establecer un sistema realmente eficaz de gobernanza de datos ayuda a las empresas para almacenar y asegurar su información; la retención de clientes también experimentará mejoras, se provocará una reducción de los costos asociados a la producción o comercialización y se podrán aprovechar más oportunidades de negocios en pro de garantizar la prosperidad de la organización.

Queda claro en este punto que la gobernanza de datos es una herramienta vital para definir el tratamiento de los datos en una empresa: la gestión de la información comienza por determinar cómo se usarán estos datos y, por supuesto, cómo se podrá medir que se estén utilizando de manera correcta.

¡Listo! Ya sabes todos los detalles relevantes sobre la gobernanza de datos.

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