Los pasos para la optimización de procesos en una empresa

3 de noviembre de 2021

Lograr una optimización de procesos en una empresa es una tarea que la mayoría de gerentes y dueños buscan aplicar en sus organizaciones. Sin embargo, elaborar e implementar las diferentes estrategias puede llegar a ser complejo, sobre todo, considerando la cantidad de información que existe en línea.

Por ello, en este post te explicaremos a detalle el paso a paso de cómo es posible optimizar procesos con el propósito de que logres una perfecta alineación de las actividades en tu negocio.

¡Buena lectura!

¿Qué ventajas trae la optimización de procesos?

La gestión efectiva de las operaciones y una correcta optimización de cada etapa del flujo de trabajo dentro de una organización proporciona diversos beneficios que vale la pena resaltar antes de abordar el know-how de la optimización de procesos.

Reducción de los costos

Mejorar los costos generados por actividades y procesos repetitivos y poco eficientes es una de las grandes ventajas que presenta la optimización.

Se basa en la posibilidad de reestructurar el flujo de trabajo para encontrar etapas “mejorables” que produzcan una mayor rentabilidad usando menos recursos.

Eliminar la duplicidad

El identificar tareas duplicadas o incongruencias es vital para llevar a una organización a su nivel máximo de eficiencia.

La reducción de procesos críticos, la disminución de errores y la eliminación de defectos en productos son algunas de las ventajas más evidentes de esta práctica.

Documentación

Asimismo, el aplicar la optimización de procesos permite documentar y registrar cada actividad con el fin de visualizar perfectamente lo que se realiza diariamente y compararlo con otros periodos para encontrar zonas de oportunidad.

Mejorar la experiencia al cliente

Generar valor para el cliente y proporcionar experiencias únicas forma parte de los beneficios más recurrentes de la optimización.

Y es que, al entregar productos de mejor calidad con tiempos de respuesta y eficiencia mucho mayores contribuye a una experiencia de compra diferenciada y una muy probable fidelización.

Ahora bien, dicho esto queda claro que la optimización de procesos es una estrategia muy recomendada y positiva. Por ello, descubre cómo generarla para tu organización.

¿Cómo hacer la optimización de procesos en tu empresa?

El primer paso para realizar una correcta optimización de procesos es reconocer que una empresa —sobre todo una PYME— tiene mucho margen de mejora en cuanto a la gestión de sus operaciones.

Para ello, identificamos algunas de las claves más relevantes que se pueden llevar a cabo para lograr esta transformación.

Asignación estratégica de procedimientos

Para empezar puede resultar muy favorable una reestructuración de los procesos que se ejecutan a diario con miras a encontrar una priorización de las tareas críticas de tus proyectos.

Existen algunas herramientas tecnológicas y digitales que permiten que los gestores y gerentes puedan encontrar áreas de oportunidad dentro de su cadena de valor con fin de encontrar actividades que puedan ser mejorados, modificados o eliminados.

Esto te ayudará a cumplir plazos y reducir los tiempos de espera de tus clientes, además de hacer más eficiente el trabajo de diversas áreas de tu empresa al acelerar la producción en las diferentes actividades.

Automatiza los procesos

Automatizar parece estar en la boca de todos y es que sus beneficios sobrepasan con creces los esfuerzos aplicados para implementarla.

La automatización de tareas repetitivas puede mejorar la detección de errores, maximizar la eficacia y contribuir sustancialmente a la escalabilidad de la empresa.

Por ello, adoptar tecnología que esté enfocada en la automatización se ha convertido en una regla no escrita para optimizar los métodos de gestión tradicional con el fin de eliminar procesos burocráticos que retrasan los resultados y obstaculizan las demás actividades.

Realizar una correcta gestión de costos

La gestión de costos es un proceso que logra integrar diversos procesos de análisis, comparación y ejecución para lograr un uso eficiente de los recursos de la organización.

Gracias a esta práctica, la empresa podrá conocer exactamente cuáles son los márgenes sobre los cuales podrá planificar el precio de sus productos y comprender en su totalidad sus estados financieros de cara a sus objetivos y necesidades.

Integrar departamentos y sus datos

Otra práctica ideal para una optimización de procesos es centralizar la información que se genera en los diferentes departamentos de la empresa con el propósito de unificar los esfuerzos y alinear los objetivos de la compañía.

Para ello, existen muchas herramientas digitales como servicios de red o servicios administrados de TI que permiten optimizar el proceso de toma de decisiones, atender efectivamente a los clientes y garantizar mejores resultados.

Al utilizar un sistema que pueda integrar los datos se favorece la comunicación entre los equipos de trabajo, al mismo tiempo que se proporciona el acceso general a una base de datos unificada y se favorece a un flujo de información mucho más efectivo.

Mejorar el contact center

Mejorar los procesos y las herramientas usadas en el contact center es una excelente práctica sobre todo cuando se busca la eficiencia máxima en el relacionamiento con los clientes.

La optimización de procesos también involucra aquellos que surgen justo antes o después de la venta. Por lo que adoptar tecnologías y un manual de buenas prácticas optimizado para garantizar la satisfacción de los usuarios y la recopilación eficiente de los datos será un pilar para otros procesos posteriores en términos de mejoramiento de actividades.

Un consejo que aplica en especial para las PYMEs es tercerizar este proceso en etapas iniciales, ya que el BPO ha demostrado ser una técnica que permite que las empresas puedan enfocarse en tareas que estén más relacionadas con el core business de la organización.

Escoge las mejores herramientas

Por último, el utilizar las mejores herramientas de optimización de procesos es tan importante como cualquier otro consejo de esta lista. Ya que, en síntesis, las soluciones digitales y tecnológicas que se implementen en las diferentes etapas de tu negocio serán las que proporcionen los procedimientos y datos que se usarán como la base de tus prácticas.

Por ello, es vital reconocer en primer lugar cuáles son tus necesidades y debilidades para luego evaluar las alternativas que existen en el mercado para satisfacerlas y encontrar aquella que se adapte a tus exigencias y, por supuesto, a tu presupuesto.

¡Es todo!

En este punto ya conoces algunas de las claves para la optimización de procesos y estás listo para empezar a aplicarlos.

Si quieres conocer más sobre soluciones que te faciliten este trabajo, te invitamos a conocer las alternativas de IKUSI para la optimización de tus procesos.

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