¿Cómo promover el trabajo colaborativo en modalidad home office?

24 de agosto de 2021

Un ambiente cooperativo es un factor crítico para la promoción de la productividad de tu equipo, tanto en el ámbito de la oficina como en la dinámica home office: el trabajo colaborativo ayuda a mitigar muchos problemas —como la falta de comunicación entre los funcionarios— y evita que cada área tome decisiones desalineadas con los objetivos organizacionales.

En otras palabras, el trabajo en equipo estimula el surgimiento de nuevas ideas, la solución de muchos inconvenientes y la sincronía de las acciones sectoriales al tener en mente una perspectiva integral del negocio, incluso cuando los integrantes de los equipos se encuentran geográficamente separados.

¿Buscas conocer otros aspectos acerca del trabajo colaborativo? Te invitamos a que continúes leyendo nuestro post hasta el final para saber más respecto de esta dinámica que favorece no solo a las organizaciones, sino también a su fuerza de trabajo.

Los beneficios del trabajo colaborativo para las empresas

Como gestor, parece un sueño contar con un equipo constituido por personas que trabajan motivadas, emprendiendo su trabajo sincrónicamente y en clima cooperativo, ¿cierto?

Llegar a este grado de eficiencia suele ser un desafío, pero si se toman las decisiones correctas y se implementan las acciones que estimulen la interacción, el intercambio de información y la cultura cooperativa ¡este reto puede cumplirse!

Un ambiente colaborativo se caracteriza predominantemente por la disposición y la motivación de los colaboradores que buscan, en conjunto, alcanzar los objetivos establecidos por la gestión.

En esencia, un trabajo de este tipo es crucial para las empresas que poseen metas "agresivas" y desean crecer rápido: cuanto más integrado se encuentre el negocio, mayor es la probabilidad de que alcance buenos e innovadores resultados.

Estimular el desarrollo del trabajo colaborativo proporciona excelentes beneficios, por ejemplo:

1. Mejora la comunicación

Trabajar siguiendo una línea colaborativa agiliza y facilita el intercambio de documentos e información, lo que deriva en una comunicación más efectiva tanto entre los integrantes de un sector como entre las áreas corporativas.

2. Incrementa la percepción acerca del negocio

Cuando trabajamos en equipo, las habilidades se potencian y la visión de muchas personas contribuye a la formación de una imagen más amplia y verdadera del panorama interno y externo del negocio.

3. Estimula la innovación y la creatividad

En virtud del aporte individual en términos de creatividad y competencias, es posible alcanzar un grado más elevado de innovación.

Como cada integrante tiene un punto de vista específico, la puesta en común puede desencadenar respuestas y soluciones más creativas a las situaciones cotidianas.

4. Aumenta la productividad y mejora los resultados

El trabajo colaborativo eleva la velocidad de reacción ante los problemas y genera respuestas mucho más rápidas, racionalizadas y eficientes.

En este sentido, seguir una línea colaborativa permite maximizar el aprovechamiento de las cualidades y de los puntos fuertes de los trabajadores y posibilita identificar cómo cada uno puede contribuir al éxito de los procesos y de los resultados de la empresa.

5. Reduce los costos

La disminución de los costos se vincula a la optimización del tiempo para resolver problemas y tomar decisiones en las diferentes esferas empresariales, lo cual se refleja en la realización de negocios más rentables y en el crecimiento de la empresa en el mercado.

Como ves, el trabajo colaborativo proporciona numerosos beneficios a las organizaciones, como la reducción de la rotación o turnover, la retención de los mejores talentos y el aumento de la productividad de los equipos.

7 consejos para estimular el trabajo colaborativo

Luego de entender la importancia y descubrir las ventajas que aporta un ambiente colaborativo, ha llegado el momento de conocer cuáles son las mejores formas de promoverlo.

Implementar estas acciones aumenta la probabilidad de que los funcionarios se sientan valorados y motivados, lo cual genera un elemento diferencial competitivo y ayuda a la organización a conquistar el éxito deseado.

¡Toma nota de estos tips!

1. Crea canales de comunicación

Para hacer realidad el trabajo colaborativo, es imprescindible que se adopten eficientes canales de comunicación.

Ahora bien, es importante considerar que conversar no significa tener largas reuniones diarias o demasiadas e innecesarias instancias de comunicación, sino crear canales eficientes y rápidos que faciliten el contacto tan pronto como deba ser emprendido.

Por ejemplo, la reunión de pie o stand-up meeting —una eficiente metodología ágil— es una reunión diaria al comienzo de la jornada en la que cada colaborador debe responder 3 preguntas sobre lo que hizo, lo que debe cumplir en el día y los obstáculos que puede enfrentar al poner en marcha sus tareas.

De esta manera, tanto el gestor como los otros integrantes de su equipo de trabajo pueden aportar ideas, datos y posibles soluciones que favorezcan el alcance de sus objetivos.

2. Estimula la confianza

La confianza es el secreto de un equipo comprometido y orientado a la cooperación.

En este sentido, es fundamental que el gestor evite promover la competencia entre sus funcionarios, ya que este comportamiento tiende a generar desconfianza y hacer que puedan sentirse amenazados: como consecuencia, se interrumpe el trabajo en equipo y la colaboración.

Por ello, los liderazgos deben incentivar el desarrollo de un vínculo saludable entre los colaboradores, especialmente entre las personas que participan de su equipo.

3. Compromete al equipo definiendo objetivos comunes

Más allá de establecer metas individuales, es esencial que la empresa incentive el trabajo en equipo mediante la definición de una meta general que debe ser alcanzada por todo el equipo en un determinado periodo de tiempo.

Una de las formas más efectivas de comprometer a las personas es ofreciendo bonificaciones para todo el equipo en el caso de que se cumpla dicha meta. Incluso, esta es una alternativa extraordinaria para fortalecer la relación entre los colaboradores.

4. Desarrolla capacitaciones periódicas

Es imprescindible que el colaborador sienta que su trabajo y su esfuerzo son reconocidos y que crece constantemente. Al fin y al cabo, si la rutina es muy agitada y cansada y no rinde ningún aprendizaje, es probable que el equipo se sienta desmotivado y pare de generar buenos resultados.

Una forma de proporcionar crecimiento y satisfacción es invirtiendo en capacitación y entrenamiento, por lo cual ofrecer cursos y talleres algunas veces al año, por ejemplo, es una forma de fomentar la innovación y comprometer a los funcionarios en el trabajo.

5. Utiliza herramientas tecnológicas colaborativas

Ante el contexto actual, es crucial contar con herramientas tecnológicas que permitan emprender una comunicación eficaz mediante la centralización de los datos, la integración de los canales y otras funciones que favorezcan la agilidad y la efectividad del flujo de información y, por consiguiente, del trabajo colaborativo.

En efecto, existen numerosas herramientas que propician el trabajo colaborativo, desde un sistema de planificación de recursos empresariales o enterprise resource planning (ERP) —que centraliza los procesos y la información en un software— hasta herramientas específicas para proyectos colaborativos que permiten a los usuarios editar y hacer comentarios acerca del trabajo de forma conjunta.

Las herramientas de cloud computing o almacenamiento en la nube también configuran excelentes alternativas, principalmente para los negocios que cumplen numerosos procesos internos y deben trabajar con muchos archivos.

Al utilizar estas herramientas, los colaboradores tienen un rápido acceso a la información de la empresa y de sus públicos —como clientes y proveedores— y pueden llevar a cabo las actividades de forma más ágil, eficiente y acertada.

6. Garantiza la comodidad del espacio físico

El espacio de trabajo igualmente influye en el trabajo colaborativo, por lo tanto, lo ideal es que la oficina cuente con una estructura adecuada que genere una sensación de bienestar para estimular el trabajo en equipo.

Bajo esta perspectiva, es indicado que la empresa cuente con oficinas amplias, iluminadas y con espacio suficiente para ubicar las estaciones de trabajo, ya que reunir a los colaboradores en un solo espacio fomenta la comunicación entre las personas y la adopción de una postura colaborativa.

En lo que concierne al teletrabajo, es importante verificar si los funcionarios cuentan con una infraestructura que les permita desarrollar sus actividades en el hogar. Si esto no es así, lo recomendable es que la empresa aporte insumos que faciliten a las personas realizar sus actividades para fomentar su productividad.

7. Ejerce un fuerte liderazgo

El desarrollo de un efectivo trabajo en equipo también depende de la calidad del liderazgo ejercido por el gestor: es importante señalar que una gestión fuerte no debe ser autoritaria, sino fundamentada en sólidos conocimientos y habilidades inherentes a un buen líder, como la capacidad de orientar sin gritar, escuchar las inquietudes de sus liderados y estar abierto al diálogo.

Ahora que conoces la importancia de estimular y aportar las condiciones adecuadas para la creación y el fortalecimiento del trabajo colaborativo, incluso en la dinámica de trabajo home office, ¿qué te parece poner en práctica nuestros consejos?

Como ves, llevar adelante un trabajo en equipo —orientado a los resultados y al cumplimiento de los objetivos organizacionales— es una tarea que demanda el desarrollo de una buena estrategia, la adopción de buenas herramientas tecnológicas y la dedicación de todos los involucrados.

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