IKUSI REDES COLOMBIA S.A.S. (en adelante “IKUSI” o la “Compañía”), está comprometida con la protección de sus Datos Personales y la privacidad de los Titulares de la información que maneja la Compañía en el desarrollo de su objeto social.
Considerando lo anterior, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normativa vigente sobre la protección de datos personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015 y en atención a las guías expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, IKUSI presenta esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), por medio de la cual se proporciona a los titulares información acerca de los tipos de Datos Personales que IKUSI recopila y sobre el modo en que se trata esa información. Esta Política se aplicará a todo tratamiento realizado en el territorio de la República de Colombia por IKUSI.
En esta Política, IKUSI detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los datos personales de los Titulares, las finalidades del Tratamiento de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos que presenten los Titulares, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información o revocar la autorización otorgada.
IKUSI, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, solo recolecta y da tratamiento a datos personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales. En los casos en que no es necesaria una autorización para el tratamiento de datos personales, la Compañía también implementa las medidas necesarias para dar Tratamiento a la información conforme a las disposiciones vigentes.
Con el fin de dar claridad y establecer las condiciones generales aplicables al Tratamiento de Datos Personales realizado por IKUSI, la presente Política está organizada según la tabla de contenido que se presenta a continuación:
Tabla de contenido
- Identificación del Responsable del Tratamiento.
- Marco Normativo.
- Definciones
- Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales
- Principio de Legalidad.
- Principio de Finalidad.
- Principio de Libertad.
- Principio de Veracidad o Calidad.
- Principio de Transparencia.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida.
- Principio de Seguridad.
- Principio de Confidencialidad.
- Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales
- Finalidades del Tratamiento de sus Datos Personales
- Finalidades generales del Tratamiento de los Datos Personales
- Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Clientes.
- Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Proveedores
- Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de Aspirantes, Capital Humano, Empleados y Colaboradores
- Finalidades del Tratamiento de Visitantes a las instalaciones
- Actividades de videovigilancia y seguridad.
- Autorización para el tratamiento de los datos
- Datos Sensibles
- Datos de niñas, niños y adolescentes.
- Cookies y tecnologías de terceros
- Transferencia y Transmisión de Datos Personales
- Seguridad de la información.
- Derechos del Titular de los Datos Personales
- Procedimiento para la atención de Consultas y Reclamos.
- Consultas
- Reclamos.
- En relación con las solicitudes de supresión de los Datos Personales
- Vigencia de la Política de Tratamiento de Información y de las Bases de Datos Personales
Identificación del Responsable del Tratamiento
IKUSI es una sociedad debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con N.I.T. 830.073.329, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, con dirección electrónica www.ikusi.com, teléfono 6016580300 y ubicada en la Avenida Calle 116 # 7 – 15 Oficina 404.
Marco Normativo
El marco legal bajo el cual se rige esta Política es el siguiente:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley 1266 de 2008.
- Ley 1581 de 2012.
- Ley 2157 de 2021.
- Ley 2300 de 2023.
- Capítulos 25 y 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
- Todas aquellas normas que modifiquen o adicionen las leyes y decretos aquí listados.
Definiciones
- “Aspirantes” significa las personas que aspiran a ocupar cargos dentro de la compañía a través de procesos de selección de personal.
Para los fines de esta Política, y a menos que expresamente se estipule lo contrario, las palabras que se definen a continuación tienen el significado asignado en esta sección:
- “Autorización” significa el consentimiento previo, expreso, e informado otorgado por el Titular de los Datos Personales a IKUSI, para que éste lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
- “Base de Datos” se refiere a un conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento.
- “Colaborador” se refiere a cualquier persona que esté vinculado a IKUSI y que no sea considerado un Trabajador.
- “Dato Personal” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
- “Dato Público” significa aquel dato que no es semiprivado, privado, ni sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar ubicados en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sin embargo la naturaleza de dato público debe analizarse caso por caso.
- “Dato Sensible” significa aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- “Encargado” significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- “Política” se refiere a este documento.
- “Responsable” significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, en este caso IKUSI.
- “Titular” significa aquella persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte del Responsable. Entre los Titulares de la información se encuentran, principalmente, los clientes, proveedores, Trabajadores y Colaboradores de IKUSI.
- “Trabajador” significa aquella persona natural que presta servicios a IKUSI y que se encuentra subordinada bajo una relación laboral remunerada por IKUSI.
- “Transferencia” significa aquel proceso en que el Responsable de los Datos Personales envía/comunica los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
- “Transmisión” significa aquel Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de la información a un tercero dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
- “Tratamiento” o “Tratar” significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y/o transferencia.
- “SIC” es la Superintendencia de Industria y Comercio, Autoridad Colombiana de Protección de Datos Personales.
Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales
IKUSI estructura la presente Política siguiendo los principios aplicables a la Protección de Datos Personales, los cuales están establecidos en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y son:
Principio de Legalidad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza IKUSI estará sujeto a lo establecido en la normatividad vigente en la República de Colombia.
Principio de Finalidad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza IKUSI debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza IKUSI sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia
IKUSI garantizará el derecho de los Titulares de la información a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida
El Tratamiento que realiza IKUSI sobre los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Constitución Política, y las demás disposiciones existentes de la materia. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
Principio de Seguridad
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento por parte de IKUSI se deberán manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales
El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares estará a cargo de IKUSI, como Responsable de éste, y consistirá en recolectar, almacenar, organizar, usar, procesar, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar, y administrar los Datos Personales del Titular de acuerdo con la naturaleza de los mismos, y de acuerdo con las finalidades que se establecen en la Autorización y en esta Política.
En términos generales, la información que trata IKUSI es información de identificación, como nombre, tipo y número de documento de identidad, datos de contacto (como por ejemplo teléfono, celular, correo electrónico, dirección, etc.), datos de ubicación (como dirección), datos relativos a la profesión u oficio y en general datos personales que los titulares suministren o que se obtengan de forma lícita de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Así mismo, en relación con Empleados o Colaboradores, para el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social puede ser necesario tratar datos sensibles y/o de menores de edad requeridos por la naturaleza de la relación laboral (como datos biométricos, datos de salud, datos del núcleo y composición familiar, etc.). [SM1]
En algunos casos, la Compañía requiere tatar datos adicionales a los señalados para el cumplimiento de su objeto social, de la relación contractual con el titular o de obligaciones legales. No obstante, los datos personales serán obtenidos de forma lícita con fundamento en la autorización del titular o con fundamento en los casos en que la ley permite el tratamiento aun sin autorización del titular.
IKUSI trata los Datos Personales de los Titulares según los propósitos para los que se recopilaron y de acuerdo con las leyes, la normatividad y los contratos aplicables.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal. Con base en esto, IKUSI podrá contactar al Titular por vía telefónica (a través de llamadas y/o mensajes de texto como SMS y/o MMS o medios digitales (aplicaciones de mensajería instantánea y redes sociales, tales como WhatsApp), directamente o a través de terceros, en todo caso atendiendo a los canales de contacto que los titulares hayan suministrado.
IKUSI podrá transmitir y/o transferir los Datos Personales a compañías vinculadas o a cualquier tercero en Colombia o en el extranjero para que realicen Tratamiento de estos para las finalidades autorizadas por el Titular y/o contenidas en la Política.
Los Datos Personales que serán recolectados y en general tratados por IKUSI permanecerán en las Bases de Datos de la Compañía durante el tiempo en que los Datos Personales cumplan con las finalidades expuestas en la presente Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus Datos Personales serán eliminados de nuestras Bases de Datos.
Finalidades del Tratamiento de sus Datos Personales
Los Datos Personales que recolecta y trata IKUSI son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso los Trabajadores y Colaboradores autorizados de la Compañía en ejercicio de sus funciones. En ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos y los que le sean comunicados a usted como Titular a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.
Finalidades generales del Tratamiento de los Datos Personales
- Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
- Identificar y mantener un registro y control de los proveedores, clientes, accionistas, visitantes, aspirantes y empleados de IKUSI.
- Pagar honorarios, remuneraciones, dividendos o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares.
- Cumplir con la normativa vigente en materia laboral y de seguridad social, civil, comercial, administrativa, penal y demás existente, especialmente aquella relacionada con el archivo y custodia de la información.
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de IKUSI.
- Cumplir con las obligaciones de prevención de lavado de activos, financiación de terrorismo, y en general la prevención de riesgos similares.
- Enviar comunicaciones referentes a la relación comercial, civil o laboral existente.
- Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, educativos y/o de atención a los Titulares.
- Registrar y almacenar la información de los Titulares en las Bases de Datos de IKUSI.
- Proveer los Productos y/o Servicios ofrecidos.
- Contestar las solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas de los Titulares.
- Evaluar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares o exigir el cumplimiento de las mismas.
- Efectuar y consultar reportes ante las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financiero y autoridades de policía o autoridades judiciales.
- Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
- Realizar trámites administrativos internos de IKUSI tales como reportes contables, auditorías y facturación.
- Realizar análisis estadísticos e investigación de mercado.
- Transmitir la información y los Datos Personales a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido.
- Transmitir y/o transferir los Datos Personales del Titular, en Colombia y al exterior, a empresas vinculadas o relacionadas, a proveedores de bienes y servicios y aliados comerciales de IKUSI, o en general a cualquier tercero, según sea requerido para efectos del cumplimiento de las obligaciones derivadas las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares.
- Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia y autoridades judiciales.
- Promocionar actividades, productos y servicios ofrecidos por IKUSI o por sus socios, vinculados o aliados económicos. Para dicho efecto, se utilizarán distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail, teléfono fijo, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).
- Para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular.
- Consultar, solicitar o verificar la información y Datos Personales del Titular en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior.
- Actualizar la Información del Titular ante Operadores de Información y Riesgo o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas y de mercado.
- Transmitir y/o Transferir los Datos Personales a otros terceros en virtud de relaciones o contratos entre IKUSI y los terceros.
- Actualizar la información del Titular. Registrar los Datos Personales en los sistemas de información de IKUSI y en sus Bases de Datos comerciales y operativas.
- Llevar un control de las personas que visitan las instalaciones de IKUSI, lo que incluye realización de actividades de videovigilancia.
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de IKUSI.
Sin perjuicio de lo anterior, a continuación se presentan finalidades detalladas del tratamiento para cada tipo de titular sobre el que IKUSI realiza tratamiento de datos.
Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Clientes
- Desarrollo del objeto social.
- Atención de solicitudes presentadas por el Cliente.
- Prestación de los servicios ofrecidos o contratados por el Cliente.
- Mantener un histórico de relaciones comerciales.
- Contactar a los clientes para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
- Envío de información publicitaria, comercial y comunicación de eventos de interés.
- Realizar análisis y perfilamiento del Cliente.
- Recolectar y utilizar la información para fines de investigación comercial y de mercadeo y publicidad de productos propios y de terceros.
- Desarrollar procesos de actualización de información.
- Realización de procesos de facturación y cobro.
- Verificar la aptitud jurídica y comercial.
- Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
- Transferir y/o Transmitir la información a aliados nacionales o internacionales con los que IKUSI desarrolle actividades y relaciones comerciales de acuerdo con su objeto social, con el fin de desarrollar actividades de marketing, publicidad y todas aquellas que vayan acorde a su objeto social y en concordancia con la Autorización otorgada por el cliente.
- Transferir y/o Transmitir la información a terceros para el desarrollo de las relaciones comerciales, mejora de productos y servicios, almacenamiento centralizado, y actividades de marketing y publicidad.
- Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Proveedores
- Desarrollo de la prestación de los servicios adquiridos y/o el desarrollo de la relación comercial y/o contractual.
- Envío de información publicitaria, comercial y comunicación de eventos de interés.
- Atender solicitudes y reclamos.
- Gestión de trámites de iniciación, desarrollo, ejecución y terminación de contratos.
- Dar cumplimiento a obligaciones contractuales o legales.
- Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
- Desarrollar procesos de actualización de información.
- Contactar a los Titulares de la información con el fin de enviar o recibir información relacionada a la relación contraída en el contrato celebrado.
- Dar cumplimiento a las políticas internas.
- Gestionar los aspectos administrativos, contables, fiscales, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
- Mantener un histórico de relaciones comerciales.
- Desarrollar procesos de actualización de información.
- Transmitir y/o transferir la información a terceros, dentro y fuera del país para el desarrollo de las relaciones contractuales y/o cualquier otra de las presentes finalidades para cualquier gestión relacionada con el desarrollo de las actividades del Responsable.
- Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información o de la compañía que éste representa, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o comercial. Esto se podrá efectuar en beneficio propio o de terceros, incluyendo el ofrecimiento de productos de terceros con base en esta información.
- Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información o de la compañía que éste representa, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
- Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de Aspirantes, Capital Humano, Empleados y Colaboradores
- Desarrollo del objeto social y el giro ordinario de sus negocios.
- La celebración, ejecución y terminación del contrato de trabajo, administración del personal activo, administración de nómina y otros pagos.
- Realizar manejo de personal.
- Revisar, verificar y monitorear el uso de las herramientas tecnológicas y de trabajo suministradas.
- Realizar investigaciones por procesos disciplinarios.
- Dar cumplimiento de las obligaciones laborales de la Compañía, tales como, pero sin limitarse a ellas: (i) afiliación al sistema de seguridad social y pago de aportes, (ii) afiliación a la caja de compensación y pago de aportes, (iii) pago a la DIAN de las sumas retenidas, (iv) emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, (v) afiliación al seguro de vida colectivo y otros contratos de cobertura en pólizas colectivas, y (vi) suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera Datos Personales, conforme a las normas vigentes.
- La realización de los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el trabajador.
- Cumplir las obligaciones de la Compañía bajo el régimen colombiano de seguridad industrial y salud ocupacional.
- Evaluar la carrera laboral, aspiraciones, trayectoria, aptitudes y capacidades.
- Cumplir con obligaciones de carácter tributario.
- Dar cumplimiento a órdenes administrativas y/o judiciales.
- Contactar al titular para el desarrollo del objeto del contrato o del proceso de selección, así como para el envío de información relevante y de interés.
- Enviar información requerida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y/o cualquier otra entidad local administradora de impuestos.
- Para el otorgamiento de cualquier prestación de naturaleza salarial o extra-salarial que derive de la relación laboral con la Compañía, de ser el caso.
- La notificación a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- El manejo de embargos judiciales a través de nómina, administración de salarios y beneficios.
- El ejercicio de la subordinación sobre empleados y de la potestad sancionatoria, así como para evaluaciones de los empleados.
- La coordinación del desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y la asistencia en su utilización y planificación de actividades empresariales.
- Realizar estudios de seguridad adelantados por la Compañía o por terceros.
- Transmitir y/o transferir la información a terceros, dentro y fuera del país para el desarrollo de las relaciones contractuales y/o cualquier otra de las presentes finalidades para cualquier gestión relacionada con el desarrollo de las actividades del Responsable.
- En general, para el cumplimiento de las obligaciones y, en especial, de las obligaciones que le asisten al empleador en su condición de empleador de sus trabajadores.
- Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
- Adelantar procesos de selección, los cuales podrán incluir entrevistas, sometimiento a pruebas de conocimiento y a pruebas sicotécnicas, práctica de visitas domiciliarias, así como el acceso a hojas de vida y las comunicaciones con el candidato por cualquier canal que el candidato suministre en su aplicación.
- Consultar referencias personales o familiares, así como los antecedentes laborales y de empleo del candidato, incluyendo la constatación de idoneidad y veracidad de los mismos. Para hacer consultas de antecedentes penales, judiciales, disciplinarios, comerciales y financieros en listas públicas o privadas.
Finalidades del Tratamiento de Visitantes a las instalaciones
- Contar con la información necesaria, en caso de que se presente una emergencia al interior de las instalaciones.
- Proteger la seguridad de las personas, instalaciones y los bienes.
- Realizar control de acceso.
- Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, visitantes, personal autorizado, y adelantar las demás actividades de seguridad física.
- Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para adelantar investigaciones internas y/o presentarlas ante las autoridades.
Actividades de videovigilancia y seguridad
IKUSI podrá realizar actividades de videovigilancia y seguridad que tendrán las siguientes finalidades:
- Adopción de medidas de seguridad, vigilancia y monitoreo en las instalaciones físicas.
- Permitir el acceso a las instalaciones y mantener la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.
- Ppresentar pruebas y evidencia en el marco de trámites administrativos, y procesos judiciales, arbitrales o mecanismos alternativos de solución de conflictos
Autorización para el tratamiento de los datos
Todo Tratamiento de datos que haga IKUSI debe estar autorizado de manera previa, expresa e informada por el Titular, salvo que se trata de Datos de naturaleza pública y/o exista otra justificación legal que permita el Tratamiento. Incluso en estos casos, se respetarán las demás disposiciones contenidas en la normativa y en esta Política.
Datos Sensibles
Cuando IKUSI trate Datos Sensibles, se cumplirá con los requisitos establecidos en la Ley:
- La autorización del Titular será explicita.
- Se informará al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de este tipo de datos.
- Se informará de forma explícita y previa cuáles datos serán objeto de tratamiento y las finalidades.
- Ninguna actividad se condicionará al suministro de este tipo de datos.
Por la naturaleza de las relaciones de IKUSI con sus Empleados, Colaboradores y Aspirantes puede ser necesario realizar el tratamiento de Datos Sensibles, por ejemplo aquellos relativos al estado de salud y datos biométricos. En el tratamiento de esta clase de datos, PREVISALUD conservará los datos con medidas adecuadas de seguridad.
Datos de niñas, niños y adolescentes
Por la naturaleza de las relaciones de IKUSI con sus Empleados y Colaboradores es posible que se realice tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. En este caso, se protegerán adecuadamente los datos entregados con medidas adecuadas de seguridad y en el Tratamiento se garantizarán el interés superior de los menores y sus derechos fundamentales.
El tratamiento de este tipo especial de datos está supeditado al cumplimiento de las condiciones fijadas por la normativa de protección de datos personales. La autorización del tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cookies y tecnologías de terceros
IKUSI podrá utilizar cookies y otras tecnologías de identificación en las plataformas que administra y opera, en su página web, comunicaciones electrónicas, anuncios, publicidad, entre otros servicios en línea, con las siguientes finalidades: autenticación de usuarios, recordar las preferencias y la configuración del usuario, determinar la popularidad de los contenidos, entrega y medición de la efectividad de las campañas publicitarias, analizar el tráfico del sitio y las tendencias y, en general, para la comprensión de los comportamientos e intereses en línea de las personas que interactúan con los servicios en línea ofrecidos por IKUSI, y en general para las finalidades señaladas en esta Política.
Transferencia y Transmisión de Datos Personales
En desarrollo de su objeto social y comercial IKUSI podrá realizar operaciones de Transferencia y/o Transmisión de Datos Personales, cuando así esté autorizado por el Titular, la ley o en virtud de un mandato administrativo o judicial. Particularmente, pero sin limitarse ello, IKUSI realizará la Transferencia y/o Transmisión de la información, dependiendo de sus necesidades particulares en cada caso, a terceros domiciliados en Colombia, o en el extranjero.
IKUSI podrá Transferir y/o Transmitir los Datos Personales a cualquier empresa que se encuentre dentro de su Grupo Empresarial, incluida su matriz y sus entidades afiliadas. Toda transferencia y/o transmisión de datos personales se hará de conformidad con los criterios y reglas establecidas en los capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
La Transmisión de datos personales por fuera del territorio de Colombia se hará cuando:
- Se cuente con la autorización del Titular.
- Cuando sin contar autorización, exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos personales.
En el caso de las Transferencias internacionales de datos, se requerirá autorización del titular o cualquier otro fundamento legal valido, y además el país de destino del receptor deberá tener un nivel adecuado de protección de datos, según el listado establecido por la SIC. En caso contrario se deberá solicitar una declaración de conformidad de la autoridad. .
En el evento en que la prestación de sus servicios y/o la ejecución de los demás contratos laborales, comerciales o civiles que celebre con los Titulares implique la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores extranjeros, IKUSI se compromete a que estos se adhieran a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que modifiquen, adicionen y complementen, y concretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.
Seguridad de la información
En los casos en que, de acuerdo con esta Política, IKUSI transfiera la información y/o Datos Personales a un tercero, éste último estará obligado a adoptar procedimientos y medidas similares que garanticen la seguridad de la información en igual o mayor medida que IKUSI.
Derechos del Titular de los Datos Personales
Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted, como Titular de los Datos Personales, tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar, solicitar la eliminación y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar quejas ante la SIC por infracciones a lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos Personales.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida la eliminación de los mismos de las Bases de Datos del Responsable.
- Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Procedimiento para la atención de Consultas y Reclamos
En aras de cumplir a cabalidad la garantía constitucional de Habeas Data, IKUSI garantiza a los Titulares, sus representantes y/o apoderados, o sus causahabientes, el derecho a presentar consultas y reclamos sobre la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos que sea objeto del Tratamiento por parte de la Compañía. Para lo anterior, IKUSI tramitará todo tipo de consultas y reclamos mediante a su área encargada y, adicionalmente, ha habilitado el correo electrónico pqrssf.externo@ikusi.com para el efecto.
Consultas
Las reglas para atender las Consultas (esto es solicitudes para solicitar prueba de la autorización, conocer de los datos personales que han sido recolectados y conocer el Tratamiento que se le ha dado a los mismos) presentadas por los Titulares, sus representantes o apoderados, o sus causahabientes y dar el debido cumplimiento al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, son las siguientes:
- Mediante comunicación electrónica al correo electrónico, los Titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de IKUSI.
- La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
- Todas las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El procedimiento para atender los Reclamos (esto es solicitudes de actualización, corrección y/o supresión de los Datos Personales o revocatoria de la Autorización) presentados por los Titulares, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, es el siguiente:
- Para la radicación y atención de la solicitud, el Titular debe presentar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos.
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
- Medios para recibir respuesta al reclamo.
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la Autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
- La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
- El reclamo se deberá formular mediante solicitud dirigida a IKUSI al correo electrónico arriba definido. Si el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- IKUSI atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En relación con las solicitudes de supresión de los Datos Personales
Los Titulares tienen derecho a solicitar la supresión de sus Datos Personales en todo momento, especialmente y sin limitarse a los eventos en que: (i) considere que estos no están siendo tratados conforme los principios, obligaciones y deberes establecidos en esta Política y en la Ley; (ii) hayan dejado de ser necesarios y útiles para la finalidad para la cual fueron recolectados; y (iii) hayan superado el periodo de tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos de IKUSI, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. No obstante, lo anterior, el derecho de supresión no es absoluto y la Compañía podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos:
- El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal.
- La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.
Vigencia de la Política de Tratamiento de Información y de las Bases de Datos Personales
La presente Política rige a partir del 22 de marzo de 2024.
Los Datos Personales que serán recolectados y en general tratados por IKUSI permanecerán en las Bases de Datos de la Compañía durante el tiempo en que los Datos Personales cumplan con las finalidades expuestas en la presente Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus Datos Personales serán eliminados de nuestras Bases de Datos.
Nubia Hortua Guerrero
Representante Legal
REGISTRO
| Identificación /código | Nombre | Almacenamiento | Protección | Recuperación | Tiempo de retención | Disposición final |
| PLE-POL-02 | POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN | One Drive o medio vigente | Back up | Por demanda | 3 años | Conservación |
CONTROL DE CAMBIOS
| No. | Versión actual | Fecha actualización | Descripción del cambio | Revisa | Aprueba |
| 1 | 01 | 22/03/2024 | Actualización formato de Políticas SGI Actualización Política General del SGI Aprobación Política del SGI | Responsable del SGI | Director IKUSI Representante Legal |