5 mejores prácticas para reuniones híbridas de alta calidad

Con el cambio de semáforo tanto las organizaciones privadas como las escuelas regresarán a las oficinas, sin embargo, sólo el 12% de las organizaciones planea regresar a jornadas de tempo completo en la oficina, según el estudio global “Workplace Collaboration: 2021-22”.

Para lograr el éxito en este nuevo entorno, los líderes empresariales y de TI deben planificar un futuro en el que las reuniones híbridas, compuestas por los que están dentro y fuera de la oficina, sean la norma y no la excepción. Estas son cinco prácticas recomendadas de reuniones híbridas para garantizar el éxito.

1. Videoconferencia en todos los espacios de reunión

Para conseguir una verdadera experiencia colaborativa, los asistentes remotos no solo deben tener acceso a conferencias de audio en las que no puedan ver a otros participantes o lo que está escrito en pizarras, pues los limita para participar o entender el tema que se está tratando.

Para garantizar que todos los participantes puedan interactuar entre sí, independientemente de su ubicación, sea en la oficina o en home office, las empresas deben invertir en garantizar que todos los espacios de reuniones híbridas estén equipados con sistemas de videoconferencia de alta calidad. Estos sistemas deben admitir idealmente múltiples aplicaciones de reunión para incluir a internos y externos, sin ninguna dificultad.

Esta medida ayudará a mejorar la integración y productividad de los equipos de trabajo. De hecho, una investigación de la firma Metrigy menciona que el 61,2% de las organizaciones con mayor ROI o productividad, que han enfocado sus inversiones en colaboración, ahora están aumentando las implementaciones de sistemas de cámaras de videoconferencia, mientras que menos de la mitad de las organizaciones con beneficios de inversión de colaboración bajos o nulos planean hacer lo mismo.

2. Vaya más allá del video

Las videoconferencias son excelentes para garantizar que todos los participantes de la reunión puedan verse, pero no resuelve por completo la necesidad de intercambiar ideas o participar activamente durante las reuniones como lo harían con un pizarrón donde todos puedan visibilizar el proceso creativo. Una herramienta que puede solucionar este problema son los pizarrones virtuales.

Estas aplicaciones están diseñadas para permitir que todos los participantes de la reunión capturar, compartir ideas y contenido en un lienzo, ya sea de manera presencial o de manera remota. Dicho lienzo puede ser retomado cuando sea necesario ya que se almacena de manera segura en su espacio de trabajo, pues muchas de estas herramientas también se integran con aplicaciones de colaboración de reuniones y equipos para proporcionar una experiencia más fluida.

3. Aborde la fatiga de la reunión

La misma investigación de Metrigy menciona que aproximadamente el 34% de las organizaciones encuestadas dijeron que sus empleados están experimentando fatiga por el gran número de reuniones de videollamadas ya que, a diferencia de las conferencias de audio, el vídeo requiere una participación más activa y que los participantes permanezcan en una posición fija durante la duración de la reunión.

Algunas de las soluciones que recomendamos reducir la fatiga de nuestros colaboradores son acortar las reuniones de una hora a 45 minutos máximo, fomentar la programación de reuniones más cortas, permitir a los participantes apagar las cámaras cuando las reuniones tomen más de 45 minutos, limitar el número de reuniones diarias, ordenar descansos entre reuniones e implementar días sin reuniones.

Otra actividad que recomendamos es priorizar los temas que deberán abordarse con una reunión y cuáles pueden ser resueltos en los grupos de colaboración por chat, una llamada uno a uno o, incluso, la modificación de archivos compartidos en el espacio de trabajo.

4. Mejorar la experiencia personal

El último año se han desarrollado nuevas capacidades en las plataformas de videoconferencias para mejorar las experiencias de audio y video, a menudo impulsadas por la IA. En este aspecto Cisco ha introducido dispositivos diseñados para escritorios domésticos u de oficina que compensan la luz de fondo, reducen el ruido y mejor visualización de los participantes de la reunión.

Cabe mencionar que menos de la mitad de los participantes en el mismo estudio antes mencionado, dijeron que las capacidades integradas en los portátiles son suficientes para experiencias de reunión de alta calidad, por lo que la implementación de estos dispositivos puede mejorar la calidad de audio y video. En este punto, recomendamos buscar herramientas que enfoquen estas mejoras en la disminución de distracción de los elementos alrededor de los colaboradores, disminuyendo el ruido de fondo o teniendo mejores fondos de pantalla para cuidar de la privacidad de los mismo.

5. Invertir en gestión y análisis

La mejora de las experiencias de los usuarios no se puede lograr sin mediciones y análisis y visibilidad del rendimiento de audio y vídeo, así como la capacidad de identificar y abordar problemas de rendimiento tanto en el hogar como en la oficina. También requiere análisis que midan la interacción de las reuniones para identificar problemas que afectan negativamente a las experiencias de reunión.

Mientras que los proveedores de reuniones y puntos de conexión ofrecen sus propias herramientas de análisis, las capacidades entregadas por empresas de administración de rendimiento de terceros pueden integrar informes de rendimiento de red y aplicaciones para una vista más holística, gracias a servicios como Customer experience, como el que incluye Ikusi en sus soluciones de colaboración.

La realidad, en el futuro, es que las reuniones híbridas serán la norma y no la excepción. Planee proactivamente ahora mejorar las experiencias de video, impulsar la creatividad, abordar la fatiga de las reuniones e implementar la administración y el análisis para lograr reuniones atractivas y exitosas para todos los participantes.

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