¿Cómo realizar una correcta integración de sistemas dentro de una organización?

La integración de sistemas es hoy un elemento imprescindible para el crecimiento exitoso de toda organización empresarial.

Si buscas realizar una integración de datos correcta en tu organización, compartiremos contigo sus ventajas y cómo llevar a cabo esta actualización tecnológica.

¿Qué es la integración de sistemas?

La mayoría de las fuentes definen la integración de sistemas -o system integration- como la manera en la que se gestionan y organizan las empresas de hoy, sean públicas o privadas.

Implica un cambio constante hacia la optimización del trabajo, el manejo de la información y la transmisión de datos, todo ello en función del logro de los objetivos empresariales y estratégicos.

La inversión en la integración de TI no ha parado de crecer y la razón de ello es que atiende puntos trascendentales en la actualidad como lo son la seguridad en la nube, calidad, salud, medio ambiente, normativas, entre otros.

Como consecuencia, implementar una red centralizada de sistemas eleva tres elementos fundamentales:

  • La productividad
  • La eficiencia
  • El valor que aporta a los usuarios o clientes

Se estima que para 2025, la inversión de las empresas en integración de sistemas de gestión superará los USD 530 mil millones. Esto es el doble de lo invertido en 2015 (234 mil millones).

Propósitos de la integración de sistemas

Los objetivos de la integración de sistemas y de datos podemos resumirlos en dos propósitos:

Optimizar la productividad

Ser más productivos es la mayor preocupación de toda organización. La integración genera productividad porque simplifica y unifica varios procesos y operaciones en un todo.

Incorporar la excelencia

La integración de sistemas y operaciones, llevada a cabo con excelencia, es clave para una mayor interdependencia y éxito empresarial.

Tipos de integración de sistemas de gestión

En el mercado informático existen varios tipos de procesos que permiten integrar sistemas. Cada uno con mecanismos y propósitos diferentes. Nos centraremos en cuatro:

API

La Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) es el proceso de integración más usado, dada su gran flexibilidad para adaptarse a distintos lenguajes, gestión de datos y variaciones operativas.

Ofrece subcategorías en ámbitos públicos, privados y entre socios, permitiendo conexiones individuales cuando sea necesario.

Una de sus desventajas es que puede depender del proveedor de API y esto puede limitar el acceso a los datos y demandar tiempo para programar códigos.

Orchestration

Se trata de sistemas integradores muy automatizados que aprovechan la ejecución de tareas o recetas en orden para optimizar los procesos y hallar soluciones.

Para gestionarlos se requieren amplios conocimientos de codificación para desarrollar el software. Suele requerir una labor complicada y altos costos de mano de obra y tiempo para su implementación.

Webhooks

Este tipo de integración TI conecta aplicaciones sin basarse en códigos. Se le conoce también como devoluciones de llamada HTTP, porque trabaja con datos de eventos en tiempo real.

Su desventaja es que depende mucho de los sistemas que utiliza para detectar eventos y dar alertas, lo que puede restringir el control de datos. Esto es algo que sí se puede resolver con una API.

Integration Services Components (ISC)

Este tipo de integración no necesita un código, sino de un servidor que le permita conectarse con las herramientas para su administración local. Quiere decir que puede llegar a los datos sin necesidad de importar archivos enormes.

Esto lo hace muy funcional, aunque amerita el acceso desde la nube informática a los datos del servicio web para hacer la integración.

En su contra está que requiere un dominio absoluto de las bases de datos y servidores. Como necesita aplicaciones exclusivas, restringe el acceso al back-end.

Ventajas de la integración de datos

¿Cuáles son los beneficios prácticos de una correcta integración de sistemas? Estas son cinco ventajas:

Ahorra dinero, tiempo y horas-hombre

El ahorro es el principal beneficio de implementar una correcta integración TI. Evita el desperdicio económico, no solo de dinero, sino en los gastos de horas de trabajo y tiempo requerido.

Hace más eficiente la gestión empresarial

Todos los equipos de la empresa pueden percibir un mejor entorno laboral, con mayor comunicación y enfoque más acertado. Esto se traduce en beneficios que pueden llegar al cliente final.

Reducción del volumen y carga de trabajo

Las empresas necesitan de entornos integrados para evitar retrasos, eliminar obstáculos y reducir al mínimo los documentos en físico. La eficiencia ecológica de las empresas es hoy un imperativo.

Mejora la distribución de las tareas

La integración de datos optimiza el trabajo de los empleados y mejora la percepción de orden e interconexión en sus procesos. Agrega una valoración positiva a la posición y marca de la empresa.

Minimiza los errores

Una correcta integración de sistemas ayuda a la empresa y sus equipos a gestionar mejor los problemas que aparecen en sus procesos y a solventarlos de forma eficiente.

Retos para una correcta integración

A pesar de sus muchas ventajas, hay elementos que pueden retrasar la correcta integración de datos en una empresa. Las organizaciones deben estar conscientes de estos desafíos para poder hacerles frente.

Entre estos retos tenemos:

Vencer la resistencia a los cambios

La creciente digitalización puede crear confusión y generar reticencia para abandonar los métodos tradicionales y salirse de la “zona de confort”. El mindset empresarial ayuda a este cambio.

Inversión inicial

Toda integración correcta amerita una gran inversión. Esto puede ser una desventaja al principio, pero reducirá costos futuros en procesos claves como el acceso seguro a tecnologías de cloud computing.

Demanda de sistemas cada vez más fuertes

A diario escuchamos del costoso impacto de los ciberataques en las organizaciones. Esto puede llevar a algunos a pensar que lo mejor es estar menos expuesto a las redes para evitar los hackeos.

Sin embargo, existen herramientas avanzadas y eficientes para una correcta integración de sistemas en entornos donde la información permanece resguardada de las intrusiones indeseables.

Consejos para iniciar una eficiente integración

Para finalizar, ten en cuenta estos cuatro pasos para iniciar una correcta integración TI:

  1. Identifica qué sistema de gestión están implantados en la empresa, cómo funcionan y qué tan eficientes son.
  2. Elige a una persona responsable para armar y coordinar el proyecto de integración. O crea un equipo TI.
  3. Planifica y establece cronogramas y plazos estrictos.
  4. La comunicación es clave para el éxito del proyecto. Informa a cada miembro sobre qué hacer, apoya su capacitación y provee la estructura y documentación para ejercer sus funciones.

Puedes ver que a medida que las demandas de tecnologías de información se hacen más complicadas y extensas, la eficiente integración de sistemas ayuda a minimizar costos en las empresas.

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