La importancia de los sistemas integrados para la eficiencia corporativa

Los sistemas integrados de gestión son herramientas diseñadas para implementar procesos de negocios que acompañan las actividades que se realizan dentro de una organización.

En este post te contaremos cómo los SIG pueden ayudar a la administración de una compañía y contribuir sustancialmente con la optimización de los recursos, al mismo tiempo que garantizan el rendimiento de la empresa y reducen los costos operativos.

Ahora bien, para poder definir claramente qué son los SIG, debemos conocer el concepto de sistema de gestión y a partir de allí a desglosar los temas.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es un sistema de gestión?

En síntesis, un sistema de gestión es una herramienta que permite administrar, planificar, ordenar e, incluso, automatizar las tareas de una empresa. Su propósito principal es reunir en una plataforma todas las operaciones de la organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones y el análisis de los datos.

Los sistemas de gestión empresarial han ganado popularidad por ser herramientas fundamentales que poseen grandes prestaciones y, que cada vez, son más completas. En especial, durante el proceso de digitalización como el que se está viviendo actualmente.

Incorporar un sistema de gestión es garantía de que el proceso cumple los estándares aceptados a normativas internacionales. Cada departamento de la empresa puede tener uno propio, de este modo nos encontramos:

  • Sistema de gestión de la calidad: que cuenta con requisitos establecidos en la norma ISO 9001.
  • Sistema de gestión del medioambiente: estipulada en la norma ISO 14001, para garantizar el menor impacto en la naturaleza por procesos de negocio.
  • Sistema de gestión de seguridad y salud laboral: definidos en la norma OHSAS 18001.
  • Sistema de gestión de la responsabilidad corporativa: se sigue los estándares SGE 21.

Dicho esto, podemos definir qué son los sistemas integrados de gestión. Veamos.

¿Qué son los sistemas integrados?

El sistema integrado de gestión es una herramienta diseñada para administrar múltiples aspectos de las operaciones de una organización, cumpliendo con las normas dispuestas, de modo interno y externo. Como aquellas que tienen que ver con el manejo de la calidad, el sustentabilidad, al igual con la salud y la seguridad laboral, entre otras.

La administración productiva de los negocios se apoya en diferentes procesos e instrucciones. Por ello, al implementar una plataforma de gestión, en el cual todas las actividades estén integradas, su producción diaria mejora, al evitar la inconsistencia de las operaciones y el entorpecimiento de las tareas.

En esta época las empresas se esmeran por lograr una imagen corporativa que cumpla con las expectativas de los clientes, consumidores potenciales y la sociedad general, por lo que las políticas de una empresa van más allá de la preocupación por la calidad.

Un sistema integrado de gestión, de igual modo, facilita el procedimiento de seguridad y protección ambiental empresarial. Hoy en día, ante el desafío cada vez mayor de mantener la sostenibilidad, responsabilidad y producción limpia, llevar un manejo totalmente integrado es de gran ayuda.

Gran parte de las empresas medianas y grandes cuentan con sistemas específicos para controlar cada aspecto de la organización. Sin embargo, suele ocurrir que gerentes y directivos desconocen la cantidad de duplicaciones y obstaculizaciones que están provocando para sus colaboradores.

Por ejemplo, la seguridad, la gestión de la sustentabilidad, la innovación y el control de la calidad poseen múltiples puntos en común, todos están orientados hacia objetivos en conjunto para hacer que la organización sea más eficaz y eficiente. 

En la práctica, un sistema integrado de gestión implica la unión de los sistemas ya existentes, asimismo para la aplicación de buenas prácticas específicas en toda la organización.

Dicho esto, queda en evidencia la importancia que tienen los sistemas integrados de gestión para la operatividad de las compañías, en un mundo donde prima la competitividad y la toma de decisiones basadas en datos.

Lo que nos deja el camino abierto para hablar de la estructura que los sistemas integrados deben poseer para garantizar una correcta implementación.

Estructura de los sistemas integrados

La estructura de los sistemas integrados de gestión se puede comparar con la forma del tronco de un árbol, cuyas ramas sirven para representar las diferentes variaciones que poseen las integraciones.

El tronco está compuesto por el sistema de gestión común de los departamentos a integrar. Por ejemplo el área de calidad, conservación del medio ambiente y seguridad laboral y, quedarán incluidos las políticas, los recursos, la planificación, control de acciones, la auditoría y revisión del sistema.

Cada rama tendrá sus propios elementos específicos de los sistemas que se quieren implementar, como planificación, política de gestión y evaluación y control.

Con esto en mente, es fundamental hablar de un aspecto fundamental de los sistemas integrados, y no es otro que el Anexo SL.

¿Qué es el Anexo SL?

En pocas palabras, el Anexo SL es un documento que sostiene la reestructuración de alto nivel para cada uno de los estándares implementados como sistemas de gestión ISO.

Este documento está diseñado para facilitar la utilización de sistemas de gestión integrados, permitiendo que las organizaciones puedan incorporar las herramientas necesarias para establecer el protocolo actual, adoptar la normalización y transformar aquellos que ya hacen vida en la empresa dentro de un modelo integrado.

La estructura del Anexo SL se introdujo a través de las normativas ISO 9001 e ISO 14001, y también en la norma ISO 45001 —que sustituye la norma OHSAS 18001. Esto provoca mayor compatibilidad entre los estándares y una integración eficiente.

Además de los otros beneficios de la integración, la incorporación de sistemas integrados de gestión facilita la transición a este modelo.

Ahora bien, el Anexo SL define la estructura de los sistemas integrados de gestión de la siguiente forma:

  • Contexto de la implementación
  • Referencias reguladoras
  • Términos y condiciones
  • Contexto de la empresa
  • Liderazgo organizacional
  • Planificación
  • Soporte
  • Operaciones
  • Evaluación del desempeño
  • Mejora del sistema

El Anexo SL provocará un ahorro de tiempo y recursos financieros importantes en las organizaciones que se decidan a realizar la integración de sistemas.

Actualmente, si bien las normas como ISO-9001 e ISO-14001 prescriben intenciones muy similares, poseen estructuras diferentes, terminología y texto, lo que dificulta una implementación de ambas.

Los sistemas integrados de gestión, permiten que las organizaciones puedan mejorar constantemente la calidad de los productos y servicios, así como establecer y analizar programas, políticas y los objetivos.

En ese sentido, la creación de un sistema integrado de gestión favorece el desarrollo, mantenimiento y utilidad de varios sistemas administrativos y operativos.

Ventajas de estos sistemas

En aras de la implementación de un sistema integrado, es relevante conocer lo que esta herramienta es capaz de proporcionar en diversas áreas de una organización. A continuación, las principales ventajas que existen gracias a su adopción.

Disminución de errores

Una de las ventajas principales se basa en la disminución sustancial y, en algunos casos, la eliminación de errores y los fallos dentro de los procesos. En general, al producirse un error es posible que afecte a las demás áreas de la organización.

Por esta razón, luego de implementar un sistema de gestión; la identificación y seguimiento de los procesos de negocio permite saber qué puede afectar a la empresa y, en ese sentido, seguir los protocolos y estándares para reducir al mínimo la probabilidad de fallos.

Implementación simplificada

La implementación de un sistema integrado de gestión, por lo regular se produce muy rápido y simple. Esto se debe a que todas los departamentos de la organización pueden adoptarlo de forma simultánea, disminuyendo los esfuerzos, el trabajo y el uso de recursos en esta tarea.

Lo mismo sucede con la limitación de los manuales de gestión. Lo que ocasiona que los procesos sean realmente simples y no se necesiten grandes conocimientos o dedicación para llevarlos a la práctica.

Ahorro de tiempo

Gracias a los sistemas integrados de gestión los criterios corporativos se logran alinear. Como consecuencia de esta situación, es posible reducir los tiempos de ejecución de las actividades, dado que ya que no es necesario duplicar esfuerzos para obtener resultados.

En muchas organizaciones existen inconvenientes con la comunicación entre diferentes áreas, un hecho que produce que las tareas puedan verse afectadas a causa de la duplicidad.

En ese sentido, un sistema integrado anula mitiga e incluso elimina estos casos. Esto se debe, principalmente, a que segmenta los alcances y responsabilidades por departamento.

Flujo de información eficiente

La administración de la información se produce con mayor facilidad, dado que cada mensaje se transmite entre los diferentes niveles y áreas de la empresa de forma simultánea, e incluso, en tiempo real.

Esto ocasiona que el personal encargado de llevar la comunicación empresarial no requiera de muchos esfuerzos y preparación para transmitir el mensaje a cada etapa productiva y colaborador involucrado.

Registro optimizado

Al integrar los diversos departamentos y áreas de la empresa, se reduce el número de manuales de gestión. Asimismo que gracias a llevar un mismo registro, todos los segmentos claves del negocio pueden abarcar el archivo de diferentes modelos integrados. Lo que permite, también, que el mantenimiento requiera menos esfuerzo.

Implementación paralela

En la implementación de un sistema integrado de gestión todas las actividades o fases del proceso se realizan de forma simultanea.

Automatización

La innovación disruptiva que supone un sistema integrado de gestión, proporciona el procesamiento de datos en buena parte de los procesos de la compañía, un aspecto que facilita la reducción de los errores humanos y el ahorro de los costes operativos.

Disponibilidad de la información

Un SIG permite acceder a los datos de la organización de una forma mucho más ágil y sencilla. Asimismo, la toma de decisiones a nivel empresarial se realiza de un modo más fácil gracias al uso de las herramientas de analítica integradas al sistema y que los datos se comparten entre las soluciones en tiempo real.

En ese sentido, el acceso a información actualizada y centralizada, se encuentra disponible y posicionada para ser consultada desde cualquier dispositivo y momento que se lo desee, incluso de forma simultánea.

Mayor productividad

Uno de los grandes beneficios tiene que ver con una mejora de la productividad y el uso del tiempo de los colaboradores. 

Dado que las tareas de gestión y administración pasan a ser automatizadas, un aspecto que optimiza la jornada de los trabajadores y facilita que los talentos puedan dedicarse a labores mucho más valiosas de acuerdo con sus habilidades.

Flexibilidad

Los sistemas integrados de gestión se adaptan a las necesidades de cada organización. Por consiguiente, la eficiencia y productividad van en aumento y son cada vez de mejor calidad. Sobre todo, teniendo en cuenta que el SIG está diseñado para equipararse a las demandas concretas de la compañía.

Dicho todo esto, muy posiblemente estés listo para llevar los sistemas integrados de gestión a las operaciones de tu organización, en búsqueda de una mayor eficiencia y productividad en todas las áreas.

Por esta razón, hemos definido algunos pasos fundamentales para implementar los SIG de una forma que favorezca la eficiencia corporativa.

¿Cómo implementar los sistemas de gestión integrados?

Antes de empezar el proceso de implementación de un sistema integrado de gestión, las empresas deben identificar sus necesidades y estrategias específicas. Es importante recordar que no tienen los mismos requerimientos una empresa dedicada a proporcionar servicios que una orientada a la fabricación, almacenamiento y distribución de productos.

Como ya se ha definido, los sistemas de gestión tienen la forma de un árbol, en el que el tronco es lo común a todos ellos, mientras que las ramas son el componente específico de cada uno en particular.

Teniendo en cuenta esto, existen dos opciones en cuanto a la adopción de uno: 

1. Sistema integrado de gestión con normas ya implantadas

Si estamos frente a una organización que ya posee la certificación de su sistema integrado de gestión según la norma ISO 900,1 o a cualquier otra derivada o similar, el proceso va a resultar más sencillo gracias a la disponibilidad que existe de una estructura base congruente.

Ahora bien, es posible seguir diversas opciones en función del grado de adaptabilidad a los cambios que experimente la empresa, a la cantidad de recursos disponibles o el rango de tiempo con el que se cuenta.

De acuerdo con esto:

  • Se puede proceder el proceso de implementación del nuevo sistema de forma paralela y se deja en común las directrices operativas. En el futuro cercano, se realiza la integración completa de los sistemas restantes.
  • Si se desea implementar el sistema integrado de gestión desde cero, a pesar de que significa reestructurar por completo toda la organización, es muy posible que sea un proceso más rápido que el anterior.

2. Sistema integrado de gestión en una empresa sin ninguna norma implementada

Cuando la organización no cuenta con la implementación de algunos de los tipos de sistemas integrados de gestión en el pasado, es necesario diseñar una estrategia de adopción de modo integral desde el principio. El inicio del desarrollo debe ser abordado por las áreas comunes de cada uno de los existentes.

Dejando las partes específicas de cada herramienta en un proceso de implementación paso por paso para llevar las funcionalidades concretas a una integración final tiempo después.

Adoptar sistemas integrados de gestión

En función de la definición del contexto de la organización, la cantidad de sistemas que sean necesarias de integrar, así como el nivel de madurez de los mismos, existen varias estrategias de acción en relación con la integración que se deben tener en cuenta:

Concientización y formación

En esta etapa se establece la necesidad de definir un procedimiento general y único, con el objeto de determinar la metodología a seguir, en la formación y frecuencia requerida para aquellas necesidades comunes entre las diferentes áreas de la empresa.

Esto favorece que haya un mayor entendimiento de los mismos, lo que contribuye sustancialmente al mejoramiento de los resultados organizacionales.

Creación de políticas y objetivos

Para una integración correcta, es necesario analizar cuáles son los objetivos esenciales que sigue la compañía y, en relación con este factor, definir una política única para todos los sistemas que serán parte dentro de la empresa.

Definir el contexto

Con el fin de conocer las formas más rápidas y trascendentales para una integración de los sistemas, es necesario identificar todos aquellos factores internos y externos mediante un sistema unificado.

Gestionar riesgos y oportunidades

Se deben establecer acciones con el fin de conocer los riesgos y oportunidades de la organización. A fin de definir estrategias que permitan enfrentar las posibles amenazas y aprovechar los beneficios que pueden impactar a la empresa.

Crear un diseño y proceso único de registro

En este paso es necesario establecer un diseño y procedimiento de documentación único, con el fin de centralizar los datos disponibles y estandarizarlos para todos los involucrados en la ejecución.

Realizar auditorías internas

De esta forma, el auditor designado o contratado por la empresa podrá evaluar los procesos integrados y garantizar que se cumplan con las regulaciones y normativas internacionales aceptadas.

Realizar revisiones de gestión

Al apoyarse en el sistema integrado de gestión, es posible realizar revisiones internas. Con el fin de obtener resultados únicos de la realidad operativa, respecto a cómo se realizan los procesos de administración y control en la organización, permitiendo una comprensión general por parte de la alta gerencia.

Ejecutar acciones correctivas

En este sentido y mirando la optimización de los procesos, se debe establecer un mismo paso de actuación correctiva, permitiendo estandarizar la estrategia y optimizar la toma de decisiones.

Herramientas de sistemas integrados

A continuación, detallamos los tipos incluidos en un sistema de gestión integrado.

Planificación de Recursos Empresariales o ERP

Un ERP es un sistema de gestión empresarial ampliamente usado. Esta solución proporciona un manejo integral de cada uno de los procesos de la organización, desde los referentes al departamento de finanzas, logística, RR. HH., entre tantos otros.

Asimismo, los ERP se comunican entre las diversas etapas o departamentos de la empresa, permitiendo enlazar con múltiples procesos empresariales y facilitando el flujo de datos.

Sistemas de Gestión de Almacenes o SGA

Las organizaciones que poseen procesos logísticos de almacén pueden apoyar sus procesos de gestión a través de un SGA.

De la misma forma que un CRM, estas soluciones están más orientadas en el control, pero de almacenes, por lo que favorecen la administración de esa área y su automatización. Y, al igual que los CRM, son sistemas que tienen completa compatibilidad con los ERP.

Gestión de Relacionamiento con los Clientes o CRM

El sistema de gestión de relacionamiento con los clientes es aquel diseñado para brindar soporte a las operaciones comerciales y de contacto con el cliente en la etapa de convencimiento o compra como en la posventa.

A pesar de que su función puede de ser ejecutada a través de los ERP, los CRM pueden ir hacia un espectro comercial más amplio. Permitiendo una integración con los Enterprise Resource Planning o ERP. 

Sistemas de Gestión Documental o SGD

Los SGD están diseñados para la gestión documental, es decir, a la creación, tratamiento, guardado y organización de grandes volúmenes de archivos documentales, en formato electrónico o en papel.

Inteligencia de Negocios o BI

El Business Intelligence está diseñado para generar procesos de gestión y tratamiento de grandes cantidades de datos y a favorecimiento de la toma de decisiones.

Hace pocos años, los sistemas de Business Intelligence funcionaban con independencia de otros sistemas como los ERP. Pero esto ha cambiado drásticamente ya que actualmente pueden ser integrados junto a ellos con el objetivo de proporciona una solución diferenciada especialmente para la toma de decisiones.

Gestión de procesos empresariales o BPM

El Business Process Modeling o BPM permiten un mejor flujo, coordinación y secuencia del flujo de trabajo dentro de de una organización, apoyándose en todas sus áreas y colaboradores. Son soluciones concretas e integradas eficientemente con los ERP de la empresa, como varios.

Sistemas integrados y el modelo SaaS (as a Service)

El modelo de software como servicio se ha vuelto un esquema esencial para la entrega y disponibilidad de sistemas integrados. Algunos ejemplos muy buenos, que integran funciones como las mencionadas anteriormente y se proveen bajo el SaaS, son:

UCaaS

Se trata de las siglas de Unified Communications as a Service, que, como su nombre lo refleja, es un servicio de comunicaciones unificadas altamente relevante en esta época social y de omnicanalidad.

Bajo este modelo, múltiples canales de comunicación y aplicaciones se subcontratan, dejando en manos de un proveedor externo, reduciendo las cargas de trabajo, ganando expertise y centralizando todos los flujos.

CCaaS

Hablamos del acrónimo de Centro de Contacto como Servicio, un modelo basado en la nube para gestionar las interacciones entrantes y salientes de manera inteligente.

Con este servicio se enrutan contactos desde todos los canales de comunicación, por medio de una aplicación de software, alojando la data en servidores remotos de Cloud.

¡Has llegado al final!

Los sistemas integrados de gestión permiten elevar la productividad, eficiencia y optimización de las empresas a niveles nunca antes vistos. Y todo esto a través del cumplimiento de estándares internacionales y prácticas probadas en diversas organizaciones alrededor del mundo.

Si quieres continuar tu aprendizaje, te recomendamos a leer en nuestro blog sobre : digitalización para mejorar la seguridad industrial.

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