¿Qué son las comunicaciones unificadas?

Quizá aún no sepas, pero las comunicaciones unificadas son grandes aliadas de las empresas, principalmente cuando el objetivo es aumentar los ingresos corporativos.

En esencia, una buena estrategia de comunicación unificada proporciona una importante ventaja a las organizaciones. Pero, ¿por qué este tipo de solución es tan relevante para incrementar los resultados?

Más allá del rubro, el aumento de la competencia ha requerido que las empresas busquen maneras eficientes de enfrentar a los estrictos cronogramas operacionales y atender a los clientes manteniendo la rapidez y la efectividad.

Para lograr este reto, es fundamental que las organizaciones equilibren la reducción de los costos con la elevación de la productividad. Sin duda esta puede ser una ardua tarea, pero los avances tecnológicos y la transformación digital aportan una gran solución: la comunicación unificada.

Hoy estamos aquí para contarte cómo esta solución puede ayudarte a incrementar la rentabilidad de tu negocio, por eso continúa leyendo.

En las próximas líneas, encontrarás toda la información pertinente sobre el tema.

¿Qué son las comunicaciones unificadas?

Son las herramientas comunicacionales de una empresa unificadas a través de la Unified Communication (UC o comunicación unificada), un mecanismo de integración.

El principal objetivo de esta solución es facilitar el intercambio de información y de ideas entre las personas en una empresa garantizando, de este modo, que el trabajo de todos los involucrados sea mucho más efectivo.

De esta manera, un sistema de comunicación unificado es constituido por un conjunto de productos agrupados en una sola plataforma.

Este tipo de sistema cuenta con herramientas de comunicación diversas:

Real-time

Las herramientas real-time son las que efectúan el intercambio de informaciones en vivo o en tiempo real. En efecto, no es necesario esperar mucho tiempo para obtener una respuesta. Algunos ejemplos de herramientas real-time son los chats de mensajes instantáneos, videoconferencias y llamadas de voz mediante telefonía IP.

Non-real-time

Los canales non-real-time requieren una comunicación más pausada, por ejemplo: los mensajes por e-mail.

De esta manera, una UC posibilita la realización de reuniones entre dos o más participantes mediante el uso combinado de tecnologías.

Un buen ejemplo de esto es una videoconferencia en la cual se envían mensajes instantáneos, reportes por e-mail y a la vez la integración de nuevos participantes por audio a través de la plataforma de telefonía IP.

Por lo tanto, una buena gestión de UC aporta diversos tipos de beneficios para las organizaciones, en especial en términos económicos (pues potencia la realización de buenos negocios).

¿Cómo la UC fomenta la rentabilidad del negocio?

De acuerdo con una investigación realizada por Grand View Research, el mercado de las comunicaciones unificadas alcanzará los USD 167,1 billones hasta 2025.

Aún acorde con este estudio, la adopción de las soluciones UC podrá experimentar niveles elevados debido a los cambios en las dinámicas laborales, a la creciente utilización de la Unified Communication as a Service UCaaS– y a la virtualización de los datos.

De hecho, las comunicaciones unificadas permiten la realización de negociaciones a distancia, ya que los equipos dispersos geográficamente pueden trabajar juntos, formar alianzas comerciales, intercambiar ideas, discutir condiciones y, finalmente, cerrar negocios rentables.

Todo esto gracias a las herramientas real-time y non-real-time basadas en la nube.

Por esto es que las comunicaciones unificadas son extremadamente eficientes y ofrecen un sinfín de beneficios. Hemos seleccionamos aquellos que inciden directamente en la rentabilidad del negocio para empezar.

Conoce todos los detalles a continuación e incorpora cuanto antes esta tecnología en tu empresa.

1. Simplifica el trabajo del equipo de IT

Incorporar un sistema de comunicación unificada es conveniente porque mejora la gestión del tiempo y optimiza la productividad de los equipos de IT, así los profesionales no necesitarán monitorear diferentes recursos al mismo tiempo.

Esto permitirá que enfoquen su atención en las tareas más importantes de su área, pues la gestión de la información estará centrada y manejada gracias a una interfaz.

2. Eleva la productividad

Este es el aspecto que obtiene un mayor beneficio por el uso de las comunicaciones unificadas. Las UCs impactarán la productividad de forma positiva porque permitirá que los colaboradores y gestores utilicen aplicaciones móviles para contactarse de forma directa.

Como resultado será posible obtener información confiable de manera rápida, lo que mejorará la productividad.

Además, la movilidad posibilitará que el trabajo sea efectuado en cualquier lugar, independientemente del horario. De esta manera, facilitará la implementación de estaciones de trabajo remoto.

3. Reduce los costos

Más allá del monto necesario para implementar la plataforma unificada, este tipo de solución conducirá a una disminución de los costos en cuanto a comunicación se refiere.

Esto debido a que la comunicación tiende a ser centralizada por medio del uso de internet, por lo tanto el costo de mantener la plataforma será menor que los costos relacionados con el mantenimiento de diversas líneas telefónicas de forma simultánea.

4. Aumenta la seguridad de la información

Uno de los aspectos que más preocupan a los gestores se refiere a la protección de los datos y de la información corporativa.

Básicamente, la adopción de las herramientas de comunicación unificada solucionan este problema, ya que realizan backups y copias de archivos de manera automática manteniendo seguros tanto los datos empresariales como la información confidencial de los clientes.

5. Optimiza los procesos

Al reducir las barreras y promover la integración, las UC agilizan y facilitan el flujo de información y de trabajo en las organizaciones; con ello abren espacio para el desarrollo de ideas más claras e innovadoras.

En síntesis, podemos decir que las comunicaciones unificadas reducen los ruidos comunicacionales.

Como puedes ver, mejorar estos diferentes aspectos conduce a mejores resultados en términos de rentabilidad porque las personas pueden intercambiar información confiable de manera rápida y sin interrupciones como ruidos y barreras.

Ahora que conoces los beneficios que tiene en la rentabilidad, te contaremos más sobre cómo puedes aplicar las UC dentro del ámbito de gestión de equipos.

¿Cómo utilizar comunicaciones unificadas para la gestión de equipos?

Ya te contamos un poco sobre las ventajas que puede traer para tu empresa el uso de las UC o comunicaciones unificadas, pero sabemos que quizá tiengas dudas sobre cómo implementarlas de forma práctica.

Como te contamos previamente, la productividad es el aspecto más beneficiado por esta solución, pero ¿en qué área debes implementarla para ver estos resultados? La respuesta es: en todos los departamentos de tu negocio.

Para que la pongas en práctica del mejor modo en tu compañía, sigue las siguientes recomendaciones

1. Investiga sobre las posibles soluciones de UC

Antes de cualquier cosa, es conveniente que realices una investigación sobre las distintas soluciones disponibles en el mercado para realizar la unificación de tus herramientas de comunicación.

Lee y analiza las características que ofrecen y, si tienes oportunidad, realiza preguntas específicas para conocer si pueden adaptarse a las necesidades de tu empresa.

2. Elige una solución de comunicaciones unificadas

Una vez que finalices la investigación, podrás elegir la plataforma o solución que ofrezca mejores recursos para tu compañía.

Al ser la primera vez que adoptas este tipo de sistema, es conveniente que cuentes con un plan B y C, dado que si no logras los objetivos planteados, puedes utilizar otra estrategia y/o la herramienta y así, mejorar el rendimiento.

3. Designa un gerente o jefe por departamento

Este es el primer paso del proceso enfocado directamente en la gestión. De hecho, para incorporar una excelente solución de comunicaciones unificadas en la gestión de los equipos, necesitas contar con jefes y encargados ampliamente experimentados y entrenados para lidiar con toda suerte de situación.

Dependiendo del tamaño de tu compañía, será necesario que designes uno o más gerentes para cada área principalmente para asegurar que la herramienta maximice su utilidad y genere un impacto positivo en el ambiente interno.

4. Ofrece una capacitación en la plataforma a todos los jefes de departamento

Efectivamente, este punto está vinculado con el anterior, pues para monitorear el buen uso de las UC, es sumamente importante que los gerentes de departamento se encuentren listos y capacitados conozcan a detalle sus características, funciones y beneficios.

5. Crea una estrategia para gestionar a tus equipos a través de la solución elegida

Una vez que tienes a los gestores preparados, es hora de modificar viejos procesos o crear nuevas estrategias que soporten la inclusión de la tecnología UC en el cotidiano del negocio y optimice su desempeño en la gestión de los equipos de trabajo.

Considera que cada departamento tendrá que añadir o eliminar algunos elementos dependiendo de sus necesidades, por ello será mejor si ideas un plan que pueda adaptarse o ser flexible con base en las características específicas de cada área de tu empresa.

No olvides que la gestión es una parte importante del trabajo en equipo y la comunicación es otro de sus pilares, por eso implementar una solución que integre en un solo lugar el intercambio de datos es crucial para el contacto fluído entre los colaboradores y los sectores corporativos.

¡Verás que después de esta estrategia el rendimiento y la interacción de tus equipos mejorará de forma sorprendente!

Para que puedas llevar a cabo el procedimiento que te acabamos de contar, sigue leyendo sobre los modelos de comunicación en la nube, seguro te ayudará a completar los primeros dos pasos (investigación y elección de la solución de UC).

¿Por qué deben ser considerados modelos de comunicación en nube?

Si bien es cierto que las comunicaciones unificadas son un gran paso para mejorar la productividad y la gestión del trabajo en equipo, considerar un modelo de comunicación en la nube se posiciona como una alternativa mucho más interesante para la empresa.

Esto ocurre porque el recurso cloud no solo se aplica a a las comunicaciones dentro de una sede central, sino también las sucursales pueden utilizarlo para agilizar el intercambio informacional y el flujo de datos entre las unidades.

Por lo tanto, utilizar una solución de UC basada en la nube consiste en un recurso fabuloso independientemente del tamaño del negocio, pues permite reducir los costos de mantenimiento de las bases de datos y gastos con comunicaciones por canales pagos por separado.

Así pues, los costos e implementación de otros sistemas de comunicación (como los telefónicos) podrán reducirse drásticamente, ya que al implementar la tecnología UC tendrás acceso a soluciones como el cloud calling y otros sistemas de colaboración que disminuyen costos al evitar el mantenimiento de sistemas análogos.

De cualquier manera es importante no olvidar un respaldo de información, pero este es menos costoso que el mantenimiento de un sistema de almacenamiento para toda la información que tiene una empresa (sea del tamaño que sea).

Finalmente, podemos decir que el uso de soluciones de comunicaciones unificadas basadas en la nube posibilita expandir la capacidad de trabajo gracias a un esquema que adopta herramientas de comunicación unificada real-time y non-real-time.

2 ejemplos de comunicaciones unificadas y servicios

Además de aportar diferenciales en la gestión de equipos, mejorar la productividad y reducir los gastos operacionales, las UC pueden impactar en otro departamento extremadamente relevante para el éxito corporativo: el sector de atención al cliente.

Te mostramos a continuación 2 ejemplos de las comunicaciones unificadas aplicadas en el este campo organizacional.

1. Atención personalizada

Al utilizar una solución de UC, la empresa puede brindar atención personalizada de una manera más sencilla y eficiente, ya que cualquier colaborador del sector puede acceder rápidamente a la base de datos de los clientes subsanando dudas y ofreciendo soluciones más acertadas en virtud de sus particularidades.

De esta manera, las el modelo en la nube posibilita personalizar la comunicación con el cliente teniendo en cuenta, por ejemplo, sus preferencias comunicacionales, permitiéndoles elegir entre atención vía chat, correo electrónico o llamadas telefónicas.

2. Amplía la ventana de servicios o atención al cliente

Al implementar un sistema de comunicaciones unificadas, también puedes expandir los horarios de atención o customer service de forma simple.

De forma concreta, esto puede traducirse en la aplicación de un sistema alimentado con una base de datos y un chatbot que permiten resolver las dudas más frecuentes a tus clientes en cualquier momento del día.

Ahora ya conoces qué son y para qué sirven las comunicaciones unificadas puedes analizar y elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio, sean salas de trabajo inteligente, soluciones omnicanal u otras.

Solo recuerda identificar los aspectos en que parece adecuada la incorporación de estos sistemas dentro de tu empresa, verifica si la solución puede ser utilizada en conjunto con los sistemas internos ya implementados y analiza su usabilidad a largo plazo.

¡Seguro encontrarás una excelente alternativa de UC!

Si la solución de comunicaciones unificadas te pareció un gran paso y quieres conocer más herramientas para mejorar el rendimiento de tu empresa, puedes visitar nuestra página de productos. Allí encontrarás todo lo necesario para potenciar el crecimiento de tu compañía.

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