¿Cuáles herramientas de colaboración tu empresa necesita?
De acuerdo con una investigación realizada por Cisco, apenas 1 entre 4 funcionarios cree que su empresa está lista para encarar los desafíos del trabajo híbrido. En gran medida, esto se debe a la falta de infraestructura y de tecnologías, como es el caso de las herramientas de colaboración.
¿Quieres descubrir en qué consisten?
Continúa leyendo nuestro post para obtener mucha información interesante sobre estos recursos tecnológicos.
¡No te detengas!
¿Qué son las herramientas de colaboración?
Las herramientas de colaboración cumplen un rol esencial, pues no solo permiten a los colaboradores y gerentes acceder y gestionar la información de manera más eficiente, sino que también promueven la integración de los grupos y el desarrollo de un enfoque holístico acerca de los proyectos y del contexto corporativo.
Este entorno conlleva a una toma de decisiones más acertada, procesos internos más ágiles y resultados más prometedores.
Por lo tanto, consiste en una herramienta que posibilita e impulsa el trabajo en equipo mediante la facilitación de su flujo comunicativo y la sincronización de las actividades en las diferentes áreas, lo que permite reunir esfuerzos para que la empresa alcance los objetivos deseados.
Dicho esto, queda muy claro que las herramientas de colaboración tienen como propósito mejorar los siguientes aspectos en las organizaciones:
- Intercambio de información;
- cooperación entre los colaboradores y equipos;
- capacidad para resolver problemas;
- optimización de la calidad y celeridad de los procesos internos.
¿Por qué son necesarias?
A continuación, abordamos la importancia de las herramientas de colaboración bajo la óptica de sus beneficios para las empresas, independientemente de su rubro.
Fomentan el intercambio informativo y de experiencias
Estos programas permiten estrechar el vínculo entre los colaboradores, ocasionando que se posicionen de modo más empático y cordial.
En consecuencia, las personas tienden a comunicarse con mayor fluidez y a demostrar una mayor disponibilidad para ayudar a sus colegas, ya sea respondiendo interrogantes, solucionando problemas que estén a su alcance o aportando información valiosa que permita a los compañeros definir el mejor camino rumbo a la resolución de un cierto inconveniente.
Facilita la asignación de tareas
Para que la empresa obtenga buenos resultados bajo el régimen remoto, ya sea parcial o total, es imprescindible que los gerentes definan las jornadas o, al menos, orienten a los colaboradores sobre técnicas de organización del trabajo.
Acerca de la asignación de tareas, los softwares colaborativos permiten definir tareas e informar a los funcionarios sobre las bases de su realización.
Por ejemplo, mediante una buena plataforma de colaboración en la nube, el gestor del área de atención al cliente puede enviar a sus colaboradores la cantidad de contactos que deben realizar a lo largo de la semana y hacer las observaciones necesarias.
Mejora la gestión del tiempo
Uno de los grandes desafíos de las empresas es asegurar que los equipos maximicen su eficiencia y, por ende, optimicen la gestión del tiempo a lo largo de la jornada.
Con un software de colaboración, es posible organizar las actividades de manera que la agenda del día pueda cumplirse a rigor.
Además, la mejora en la gestión del tiempo es el resultado de una dinámica laboral en que los colaboradores se encuentran alineados para entregar excelentes resultados y así, ayudar a la organización a cumplir sus objetivos.
Al mejorar la conexión intercambiando datos y experiencias en tiempo real, naturalmente, disminuimos el tiempo necesario para:
- Tomar decisiones;
- adoptar medidas de emergencia;
- reestructurar acciones o estrategias.
En definitiva, esto favorece la productividad, pues cuando los equipos están concentrados en sus quehaceres y cuentan con la información necesaria para llevar a cabo su trabajo, logran incrementar su eficiencia y rendimiento.
Reduce los costos
Las herramientas de colaboración facilitan el trabajo cotidiano de los equipos en virtud de la digitalización y centralización de los datos, así como por la automatización de una serie de tareas.
Por ejemplo, cuando el equipo de servicio al cliente entrega reportes completos sobre el perfil de los consumidores al área de marketing, considerando la información aportada durante las comunicaciones, este último puede estructurar campañas dirigidas hacia el público que efectivamente compra sus productos o servicios.
En consecuencia, economiza dinero pudiendo inyectarlo en nuevos proyectos o estrategias.
¿Cuáles herramientas de colaboración necesitas para tu empresa?
Acorde con el estudio de Cisco mencionado al comienzo de nuestro post, el 53 % de los entrevistados indicó que el aumento del uso de herramientas es un factor crítico para el trabajo remoto y el 50 % señaló que las herramientas de colaboración son decisivas para optimizar la jornada.
Pero, al final, ¿cuáles tecnologías de colaboración son recomendables para los negocios que desean modernizarse?
Salas de juntas inteligentes
Flexibles y muy versátiles, las salas de juntas permiten integrar miembros a las reuniones, independientemente de su localización geográfica.
Las salas con sistemas de automatización permiten incrementar la productividad de las reuniones en virtud del rápido intercambio de información a través de videollamadas, de la eficiencia para presentar archivos y de la generación de un ambiente propicio para el trabajo colaborativo.
En este sentido, es recomendable que la organización elija un software que integre aparatos de whiteboard compatibles con herramientas de conferencias, equipos de telepresencia y aplicaciones de proyección de contenidos en tiempo real que no demanden el uso de cables.
Aplicaciones en la nube
A raíz de la posibilidad de acceder, enviar y recibir datos en tiempo real, las aplicaciones de conferencia web en la nube han ganado cada vez más espacio en las organizaciones.
Con las aplicaciones colaborativas cloud, es posible erradicar las distancias geográficas y estimular una comunicación más estrecha y saludable entre los colaboradores.
Cuando son desarrolladas por un proveedor de excelencia y emplean las bases webex teams y webex meeting, pueden atender diferentes demandas, ajustándose así a las necesidades y a la realidad de cada empresa.
Asimismo, permiten personalizar su área de trabajo, integran llamadas y optimizan la seguridad cibernética mediante el cifrado de la información.
Entre los principales beneficios de contar con estas aplicaciones destacamos:
- Centralizar los documentos, reuniones y chats en un solo espacio;
- contar con asistentes de reunión;
- estructurar grupos de trabajo;
- facilitar el acceso de invitados.
Contact center
Esta solución es especialmente relevante para el entorno de servicio al cliente.
Al contar con un Contact Center que integre los canales de comunicación corporativos como teléfono, e-mail, chat y redes sociales, podemos mejorar en gran medida la experiencia del cliente. Esto es posible porque las personas pueden iniciar un contacto a través de una vía, interrumpirla por alguna razón y, luego, reanudarla sin tener que repetir la información.
Además de favorecer una buena comunicación con el público objetivo, estas soluciones pueden integrarse con otros sistemas empresariales.
Asimismo, presentan interfaces intuitivas que facilitan y agilizan el trabajo de los especialistas, tanto por la intuitividad del panel de visualización de datos como por permitir realizar contactos bajo diferentes formatos.
¡Hemos llegado al final del artículo!
Esperamos que hayas encontrado en nuestro post la información que necesitas acerca del concepto, beneficios y tipos de herramientas de colaboración.
De hecho, la adopción de este tipo de tecnología no solo facilita la comunicación entre los grupos, sino que también crea un ambiente propicio para el trabajo en equipo y la cooperación, por lo que repercute directamente en la productividad, desempeño y rendimiento de los colaboradores.
¿Crees que la implementación de una de las herramientas de colaboración señaladas pueden llevar los resultados de tu negocio al siguiente nivel? ¡Comunícate con nosotros! Estamos listos para ayudarte a elegir la mejor solución para tu negocio.