5 consejos para mejorar la eficiencia laboral de tu equipo
La eficiencia laboral es uno de los principales retos corporativos. Su logro depende de la ejecución de una serie de acciones estratégicas y operativas.
Priorizarla orientando esfuerzos hacia la productividad, del rendimiento y el uso consciente de recursos favorece resultados financieros cada vez más rentables.
¡Aprende más sobre eficiencia laboral leyendo nuestro contenido!
¿Por qué centrarte en mejorar la eficiencia laboral?
La eficiencia laboral es la capacidad de los grupos de cumplir sus actividades con la menor cantidad posible de recursos.
Cuando implementamos medidas con este objetivo, no solo atendemos la productividad y el rendimiento de los grupos, sino que mejoramos los resultados y el cumplimiento de las metas corporativas.
Esto se debe a que:
- miramos con más atención los procesos del negocio;
- minimizamos las distracciones;
- reducimos las actividades y procedimientos que no aportan valor al trabajo;
- incentivamos, motivamos e inspiramos a los colaboradores a que entreguen su máximo potencial.
¡Todo esto en un entorno rentable y enfocado en las buenas prácticas!
Asimismo, reducimos los costos relacionados con los errores y con la repetición de tareas, así como los derivados del uso excesivo de recursos. Tanto la utilización más consciente de los insumos como la disminución de los gastos derivados de prácticas ineficientes tendrán un impacto positivo en la rentabilidad.
Y es que llevar a cabo acciones que potencialicen la eficiencia laboral influye positivamente en toda la organización, pues crea un ambiente más consciente, productivo y propicio al cumplimiento de los objetivos y resultados empresariales en áreas diversas: productiva, comercial, de marketing y de atención al cliente.
5 consejos para optimizar la eficiencia laboral
Sin más preámbulos, presentamos los 5 mejores consejos para mejorar la eficiencia laboral en tu negocio:
1. Controla el avance de las operaciones diarias
Es importante que el gestor controle el flujo de las actividades de su equipo, tratando de que todos realicen sus actividades en tiempo y forma. Además de evitar retrasos en las entregas, esto fomenta el alcance de las metas del sector.
2. Revisa los procesos regularmente
Para evitar que procesos obsoletos retrasen el desarrollo del negocio, lo ideal es que los gerentes analicen regularmente la calidad de los procesos de su área.
Esto permite identificar los que pueden mantenerse vigentes, los que necesitan reestructurarse y las dinámicas que deben sustituirse para alcanzar resultados aún más prometedores.
3. Promueve la salud ocupacional
Las empresas deben poner en primer plano la salud ocupacional y el bienestar de sus colaboradores.
Para eso, los gestores deben verificar si el colaborador cuenta con los insumos necesarios para llevar a cabo su trabajo considerando las buenas prácticas en salud. En el caso de detectar problemas, lo ideal es que se dé el apoyo necesario para optimizar sus condiciones laborales.
Es interesante, por ejemplo, implementar sesiones de gimnasia laboral. Con pocos minutos por día, obtendrás resultados fantásticos: colaboradores más dispuestos, conscientes de la preocupación de la empresa con su bienestar, mucho más saludables y productivos.
4. Fomenta un entorno colaborativo
Cuando los gestores conocen minuciosamente el desempeño de su equipo, pueden detectar inconsistencias en sus prácticas derivadas de una comunicación deficiente.
Para solucionarlo, nada mejor que estimular el intercambio fluido de información y el trabajo en equipo, así como ofrecer herramientas que favorezcan el contacto entre los miembros del plantel.
5. Integra tecnología de punta
Gracias a la irrupción de nuevas tecnologías es posible optimizar la eficiencia y calidad de los procesos internos, como monitorear el desempeño de los colaboradores.
Al contar con un servicio de control, monitoreo y análisis de las actividades como Job Management de Ikusi, automáticamente orientamos nuestros esfuerzos hacia el cumplimiento de las metas y alcance de los resultados esperados en términos de eficiencia laboral.
Conoce la historia de éxito de Creditaria, y cómo una herramienta de eficiencia laboral ayudó a incrementar la productividad de su equipo de trabajo.
Casos de estudio: giro automotriz y sector de telecomunicaciones
A continuación, 2 ejemplos de empresas que han tenido éxito al adoptar nuestro servicio de Job Management:
Empresa automotriz
Su centro de servicios compartidos necesitaba integrar una herramienta que aportara información más precisa sobre:
- actividades realizadas en cada sector;
- cantidad de horas trabajadas (la cifra recopilada difería de los resultados obtenidos);
- número de funcionarios necesarios para ejecutar las actividades (no conocían el tiempo promedio requerido para ponerlas en marcha).
Para solucionar estos inconvenientes, los gestores establecieron acciones e indicadores que ofrecieran una visión macro de la productividad de los equipos.
Basados en los datos de JobCTRL, implementaron una nueva metodología denominada Daily Record Management, cuya finalidad es verificar diariamente el alcance de los objetivos de productividad, así como definir y analizar el tiempo de realización de las actividades para reorganizar los equipos de acuerdo con los esfuerzos requeridos.
La empresa ha logrado:
- definir con exactitud el tiempo para concluir cada tarea;
- detectar las actividades que demandan más tiempo;
- aumentar la cantidad de horas productivas en un 17% luego de tres meses de la adopción de JobCTRL (reflejando un incremento de más de 6800 horas productivas);
- equilibrar la carga de trabajo;
- reducir horas extras;
- analizar las actividades mediante la medición de más de 175 procesos.
Empresa de servicios de telecomunicaciones
Introdujo JC360 a su departamento administrativo. Entre los desafíos que apoyaron la adopción de la herramienta, destacamos:
- falta de un sistema de medición de desempeño individual y grupal objetivo y transparente;
- variación de las expectativas según los departamentos;
- poca productividad;
- ausencia de un mecanismo de análisis que informara sobre las causas de los problemas de desempeño;
- poca medición de los tiempos de ejecución de las operaciones;
- sobrevaloración del desempeño promedio;
- horas extras como parte de la rutina corporativa.
Para resolver estas inconsistencias, la organización decidió incorporar la herramienta basada en JobCTRL, sistema que habilita la construcción de KPI personalizados.
Con el apoyo de este sistema (que puede implementarse sin hacer cambios en otros sistemas corporativos a corto plazo), la empresa logró:
- aumentar un 5,88% la eficiencia laboral alcanzando más de 6800 horas productivas, por lo que el KPI se ha convertido en una herramienta del sistema de bonos;
- obtener información en tiempo real de las transacciones a través del reporte de transacciones apoyando más de 250 procesos corporativos;
- reducir en un 22% las normas de transacción en 60 procesos comerciales;
- monitorear en tiempo real más de 800 actividades laborales contando con la supervisión de 4 profesionales;
- crear 11 KPI útiles para controlar el cumplimiento.
¿Ves cuán importante es gestionar y optimizar la eficiencia laboral?
Al monitorear las actividades de los colaboradores y administrar los tiempos, la empresa alcanza resultados aun más prometedores porque tiende a emplear los recursos de manera consciente —inclusive, los talentos humanos— asegurando el buen uso del dinero, la minimización de los costos y la optimización de la productividad.
¿Quieres saber más sobre la herramienta Job Management de Ikusi? ¡Comunícate con nosotros para entender cómo puede ayudar a tu empresa a mejorar su eficiencia laboral y mejorar sus ingresos!